Vaak genoeg online, informatie zoekend en publicerend, om via diverse wegen medesurfers met soortgelijke interesses te boeien. Muziek, IT, websites, genealogie, fotografie, nieuwe vormen van communicatie en interessante sites zijn gemeenplaatsen.

26 november 2009

iCal kalenders vinden en beheren

iCal is een standaard formaat voor elektronische kalenders, dat ze bruikbaar maakt in diverse programma's op verschillende platformen. Of dat nu Outlook, Vista Calendar, Google Calendar, Plaxo of de tegenhangers op Linux, Apple en dergelijke zijn.

Synchroniseren van kalenders

Ik gebruik het iCal formaat om mijn Outlook agenda via het internet zichtbaar te kunnen maken in Outlook thuis, en online op Plaxo.

Hoe vind je interessante kalenders?
Feestdagen, speelschema's, lesroosters, evenementenlijsten, op dat vlak is er veel hergebruik van gegevens mogelijk.

Openbare agenda's op Google Agenda
Als je in Google Agenda naar Instellingen - Agenda's gaat, zie je in het midden de optie Door interessante agenda's bladeren. Daar biedt Google een aantal agenda's aan rond sport (onder meer voetbalschema's), vakantiedagen per land en een aantal bijzondere:
- Dag van het jaar (dagnummer)
- Schijngestalten van de maan
- Weeknummers
- Verjaardagen van contactpersonen en afspraken
- Zonsopgang en -ondergang voor Amsterdam
Verder kun je in je Google Agenda via een url een iCal agenda importeren.

iCalshare
Icalshare.com, ooit de portal op het vlak van iCal kalenders valt nu op door als meest recente bijdrage ergens in 2008 aan te geven. Ja, er staan vele tientallen agenda's, van bijbelleesroosters, feestdagen tot de Bush countdown kalender.

Voetbalkalenders
op Voetbalkalenders.nl pik je zonder problemen de speelschema's van je favoriete club uit de Eredivisie of Jupiler competitie op.

Flogs
Flogs heeft 1000+ iCal kalenders voor je in diverse categorieën. Om de kalenders naar je agenda-programma (ze ondersteunen zelfs iPhone en BlackBerry) moet je wel een plugin installeren. Op zowel mijn Outlook 2007 i.c.m. Exchange als de BlackBerry (vanwege ontbreken APN bij T-Mobile InstantEmail) liep de service stuk. Jammer, want de site en het aanbod zijn veelbelovend.

MarkThisDate
MarkThisDate laat je kalenders delen. Van Conimex Dagelijkse Wokrecepten tot de betaaldata van studiefinanciering door de Informatie Beheer Groep.

Kanttekeningen
Als je kalenders deelt (en je kunt zelf ook agenda's publiceren), moet je ze wel actualiseren. Wat heb je aan bijvoorbeeld de Schoolvakanties 2009, zodra het 2010 wordt?

Reblog this post [with Zemanta]

Labels:

30 september 2009

Effectief de informatiestromen filteren

Met een groeiende schare mensen om te volgen die elk hun eigen boodschappen uitzenden, de neiging om in Google Reader meer en meer RSS feeds op te nemen en een Inbox die zonder moeite overstroomt, is het nuttig effectieve filters in te zetten. Ditmaal een aantal middelen die ik zelf daarvoor gebruik.

Readtwit om urls uit tweets te filteren
Readtwit leest de hyperlinks die in je Twitter timeline voorkomen uit en publiceert deze als een RSS feed. Hoef je de rest van de tweets niet te lezen. Dubbele links in dezelfde tijdspanne worden genegeerd. Kortom: retweets en andere mensen die dezelfde link verspreiden worden overgeslagen.

De voorziening van de Israëlische webshop Lionite is gratis, niet opzienbarend, wel handig.

NutshellMail: aanvragen en updates van social networks en e-mail forwarding
NutshellMail vangt voor mij de status updates en notificaties uit Myspace, Twitter en Facebook op, brengt mail uit de Yahoo! en Hotmail accounts richting Gmail. Dit in maart gevonden en besproken hulpmiddel is een blijvertje gebleken. In vakantietijd kun je de service uitzetten. Helaas werkt de LinkedIn integratie (nog) niet.

Wat er aan komt, is een top-20 mogelijkheid in de Twitter sectie. Hier kun je van je top-20 Twitter vrienden de updates per mail laten komen, los van de tweets van anderen. Kortom: friends first. NutshellMail biedt verder de mogelijkheid tweets rond zoektermen voor je bij te houden, zodat je ondanks een NutshellMail één tot enkele keren per dag toch niets over favoriete onderwerpen hoeft te missen.

Mixero
Na achtereenvolgens lange tijd enthousiast gebruiker te zijn geweest van Digsby, TweetDeck en PeopleBrowsr ben ik voor Twitter aangeland bij Mixero, dat zich 'reducing the noise' tot doel heeft gesteld. Waar clients als TweetDeck en PeopleBrowsr zich storten op multi-account / multi-column en ook groepen, stelt Mixero de groepen centraal.

Het rustgevende zit in de filter alleen ongelezen berichten te zien, deze met 1 click gelezen kunnen verklaren en het aanmaken van niet teveel groepen. Hiernaast zie je mijn huidige opstellingen. Met alle respect, maar honderden van de Twitter volgers/volgelingen hoef ik niet alle tweets van te zien. Dit zijn nu de ungrouped men / women groepen. In de active list komen deze groepen niet terug, zodat ik bij het Twitteren met Mixero me kan concentreren op een klein aantal groepen die bovengemiddeld wat hebben toe te voegen op de timeline.

Door Mixero als transparante sidebar te docken, blijf ik wel op de hoogte van updates (met tellers), maar hoeft de Twitter client niet continu schermvullend zichtbaar te zijn.

AideRSS Google Reader integration
Om berichten in RSS feeds geoormerk op relevantiegraad, gebruik ik AideRSS Google Reader integration, een Firefox add-on. Het helpt enorm om ruis van signaal te scheiden in Google Reader.


Sterren en ReaditLater
Om snel items in Google Reader te filteren gebruik ik verder het sterren (berichten komen terecht in Starred items, vaak later te lezen berichten of ideeën voor weblog posts in de toekomst). Buiten Google Reader gebruik ik de Firefox extensie Readitlater van Ideashower om webpagina's en hyperlinks te markeren om later echt te lezen en te verwerken. Het voordeel van beide toepassingen is, dat de markeringen op het web worden bewaard, en dus over computers heen te muteren en raadplegen zijn.

Labels: ,

14 september 2009

Synchronisatieperikelen BlackBerry en oplossing

Na aanvankelijk respect voor de systeemondersteuning op de BlackBerry 8900 Curve kreeg ik sinds begin september meer en meer problemen met de BlackBerry Desktop manager 5.0. Bij de wired synchronization crashte de manager op een aantal records vóór het einde van de Agenda-reeks en daarmee werden noch de afspraken als de daarna te synchroniseren Taken up-to-date gehouden. Oplossingen, zoals leeggooien van de database, zijn uitgeprobeerd, leken te werken, maar de problemen kwamen onverminderd terug.

De escalatie op 7 september was niet goed voor het humeur. Diverse radicale ideeën, zoals een terugkeer naar een Windows Mobile apparaat en veel gescheld passeerden mijn breinbanen. Wat structureler was de zoektocht naar oplossingen binnen handbereik en met gesloten portemonnee. Dat ik niet de enige was met deze problemen, wordt op threads als deze en deze duidelijk. De daar aangedragen oplossingen heb ik uitgeprobeerd, maar allemaal tevergeefs.

De services en devices in het speelveld:
1. met MS Exchange verbonden MS Outlook 2007 installatie met LinkedIn en Plaxo add-in, al jarenlang de leidende administratie van Agenda, Adresboek, Taken, mail en Notities.
2. BlackBerry 8900 Curve met native agenda, contactpersonen en een drietal actieve e-mail accounts die via push e-mail worden gesynchroniseerd.
3. Google account.

Oplossing deel 1
Google Sync for Blackberry is het eerste deel van de oplossing. Dit hulpmiddel actualiseert de native Blackberry Agenda en Adresboek en werkt bidirectioneel met je Google account, respectievelijk Google Calendar en de onder Gmail gebrachte Contacts.

In theorie perfect, zo laat ook de tutorial van Butterscotch.com zien.

Het vaker geprobeerde Google Calendar Sync heb ik vervolgens geïnstalleerd en geconfigureerd voor 2-way sync.

Startpunt voor de nieuwe synchronisatie was het leeggooien van de Agenda database via de Desktop manager. En wat gebeurde er in de eerste synchronisatierondes:
1. "another sync client has been adding events tot the BlackBerry calander. To avoid duplicates Google Sync will not keep these events up to date", een bijzondere bug, want Google Sync is de enige die toegang heeft tot de BlackBerry. Ik ben niet de enige.
2. de Agenda was redelijk snel gesynchroniseerd. Het uploaden en synchroniseren van het Adresboek was een ander verhaal. Dat heeft ruim 3 uur (!) en 3.3MB verzonden data via GPRS gekost. Dat de batterij daarna leeg was, verraste niet.
3. vanaf de klantlocatie via Lotus Notes aangemaakte vergaderverzoeken komen keurig in Outlook, maar niet via Google Calendar Sync in de Google Calendar, en dus ook niet mee naar de BlackBerry Agenda.
4. Verjaardagen die als enkelvoudige posten in Google Calendar staan, als jaarlijks terugkerende reeksen in Outlook komen op de BlackBerry als zowel een losse vermelding als aflevering in een reeks in je Agenda.
5. Diverse, maar nog altijd niet op een duidelijk oorzakelijk verband duidende, afspraken komen vanuit Outlook niet naar Google.
6. Echt vervelend was, dat tijdens het synchroniseren via het op de BlackBerry geconfigureerde Hotmail account een viertal vanuit het bedrijf via Exchange/Outlook aangemaakte vergaderverzoeken aan de vanuit de voorzitter geadresseerde lijst collega's werden verstuurd. Dat alles zonder enige interactie van mijn kant.
7. Ondanks de beloofde 2-way sync staan er in m'n BlackBerry Agenda afspraken die niet op m'n Google Calendar te zien zijn. Bij het aanmaken van nieuwe afspraken wordt een vergaderverzoek gesuggereerd met default Hotmail als account voor verzending.

Nog niet opgelost
1. Het synchroniseren van taken vanuit Outlook met de BlackBerry.
2. Het 100% synchroniseren van alle afspraken.
3. Het naar BlackBerry krijgen van updates vanuit LinkedIn en Plaxo in contactgegevens.

Oplossing deel 2
Op de BlackBerry Support Community Forums wordt het crash-gevoelig zijn van de Desktop Manager erkend en wordt voor de problemen een clean uninstall en install van de Desktop Manager beschreven.

Dat heb ik 9 september gedaan. Het gaf direct de mogelijkheid de UI op Nederlandstalig te zetten. Google Sync op de BlackBerry even op handmatig gezet. Desktop Manager crashte echter opnieuw bij het synchroniseren van de agendagegevens. Resultaat van de intussen uitgevoerde synchronisaties van contactgegevens tussen Google en BlackBerry, en nu opnieuw BlackBerry en Outlook was een 200+ dubbele contacten. Die heb ik handmatig verwijderd (ok, dat had ook met Plaxo De-Duper gekund, maar ik vertrouw in deze mijzelf meer dan software, net zoals andere spijtoptanten).

Voorlopige eindstand is het uitschakelen van de synchronisatie van de Agenda via BlackBerry Desktop Manager. Synchronisatie van Taken, Adresboek en Notities gaan wel goed. Google Sync mag nog even voor mijn Agenda zorgen, en dus blijft Google Calendar Sync nog actief om Outlook en Google enigszins in sync te houden, rekening houdend met de al genoemde onzuiverheden.

Update 16 september
Het kritieke punt is gepaseerd. Na het leeggooien van de BlackBerry agenda's lukt het vandaag wel om de Desktop Manager de agenda op de normale manier te synchroniseren. Bovenstaande alternatieven houd ik bij de hand, maar niet meer gecativeerd.

Labels: , ,

19 juni 2009

Getting Things Done updates juni 2009

Outlook Track-it
Outlook Track-it is een eenvoudige Outlook add-in die 3 functies heeft
- e-mails markeren om zelf op te volgen
- e-mails markeren om door een ander opgevolgd te worden (delegate)
- herinnering opzetten op e-mails.
De 15 dagen gratis trial versie is beschikbaar. Zelf heb ik er geen geld voor over, aangezien de functies ook gewoon in Outlook zelf zitten, of met eigen knoppen te maken zijn. Outlook Track-it is geoptimaliseerd voor Outlook 2007, de 2003 ondersteuning volgt later.


GTD op je BlackBerry
Wayne Pepper (David Allen Co) legt in deze podcast uit hoe je de GTD principes kwijt kunt in je BlackBerry.

Labels:

06 juni 2009

Mind performance hacks

Mind performance hacks is een oefen- en doeboek om je hersens te trainen om slimmer en efficiënter met het razende tempo van de moderne informatiestromen om te gaan. Dit wordt ook wel lifehack(ing) genoemd. Kernboodschap: hoe blijf je kalm en lekker bezig in een hectische omgeving.

De aangedragen oefeningen helpen om:
- geheugensteuntjes te gebruiken om nummers, namen, data en andere zaken te onthouden.
- het hoofdrekenen een opfrisser te bezorgen. Veel te snel grijp je naar de spreekwoordelijke zakjapanner.
- brainstorming processen te (bege)leiden.
- nieuwe ideeën systematisch en effectief vast te leggen.

A.W. Bruna heeft het boek in traditionele vorm uitgegeven (verkoopprijs EUR 18), maar het is ook gratis te downloaden bij Lifehacking.nl in ruil voor je e-mailadres voor follow-up.

Labels: ,

21 mei 2009

GTD updates mei 2009

Aan het begin van de korte 'Hemelvaart break' wat updates op het vlak van takenbeheer, getting things done en time management. Kun je er maandag weer fris tegenaan!

Google Calendar nu met takenbeheer
Google Calendar heeft nu ook zelf takenbeheer.
- taken met een deadline verschijnen automatisch in de All Day event section.
- taken kun je in de agenda in de Month view of in de All Day section aanmaken en wijzigen.
- je kunt door taken bladeren en ze vanzelfsprekend als voltooid markeren.


Task.fm voor eenvoudige reminders
Voorzieningen als elektronische herinneringen blijven ook nog steeds ontwikkeld worden. Task.fm werkt op basis van natuurlijke taal om je notities vast te leggen en te vertalen in notificaties.

E-mail notificaties zijn gratis, maar in het ontvangen van SMS notificaties schuilt het verdienmodel van Task.fm: 100 berichten voor $8, en da's pittig.

Habit management in plaats van time management
Time management cursussen beogen je vaak toch wat trucs bij te brengen als symptoombestrijding van continu achter jezelf aan rennen. Terecht dat de 2Time: Time Management 2.0 weblog onlangs de onderliggende problematiek: slechte gewoonten duidde. Wil je dus echt blijvend effectiever met je tijd omgaan, zul je met een aantal gewoontes moeten afrekenen. Een zeer leerzaam artikel!

Managing Stress on Busy Days
In dat licht past ook Raymond LeBlanc's recente blog post Managing Stress on Busy Days. Hij komt tot 7 belangrijke principes:
1. Focus op het noodzakelijke.
2. Plan realistisch en in behapbare brokken.
3. Voorkom ophopingen van activiteiten.
4. Stel doelen.
5. Zorg voor een 'stiltewerkplek' zonder afleidingen.
6. Zorg goed voor jezelf, beloon jezelf waar verdiend.
7. Vraag hulp.

Labels: ,

14 mei 2009

Getting Things Done op je eigen manier

Regelmatig verschijnen nieuwe hulpmiddelen om je takenbeheer strikt of vrij naar Getting Things Done te regelen.

I Need To Read This
Zelf gebruik ik Readitlater, een Firefox add-on die later te lezen webpagina's bewaart, over Firefox installaties heen, dus overal via een webbrowser bereikbaar. Readitlater is er sinds kort ook voor de iPhone.
Nu is er I Need To Read This met hetzelfde concept. Prettig: inloggen kan met OpenID, een download is niet nodig. Markeren om later te lezen gaat via een bookmarklet. Een overzicht van je te lezen artikelen moet je ophalen op het web, dan wel via de settings een RSS feed activeren en in je feed reader daarop abonneren. Ik zie daar wel het voordeel van één verzamelplek van te lezen / te verwerken posts in, namelijk de starred items map in Google Reader.

En toch wint Readitlater voor mij, vanwege de opname in het contextmenu van Firefox. Zo kunnen niet alleen openstaande webpagina's gemarkeerd worden, maar elke hyperlink waar ook maar op een pagina. Verder biedt Firefox direct in de awesome bar de mogelijkheid de markering weg te halen, of juist te delen via social bookmarking of social networking sites.

ToBeeDo
ToBeeDo is een online takenbeheer en to-do list hulpmiddel. Mocht je online leven en werken, dan is het een aardige. Als je daarentegen al met Outlook, Gmail tasks, Remember The Milk of andere middelen werkt, maak je dan geen zorgen om dit nieuwe initiatief.

Labels: ,

13 maart 2009

Nieuwe GTD hulpmiddelen

Manymoon
Manymoon zit wat tussen GTD en online project management ondersteuning in. Het biedt web-based takenbeheer, waarbij taken zowel persoonlijk als gedeeld met anderen kunnen worden. Verder kun je kijken aan welke taken anderen uit je groep werken. Er is eenvoudige projectadmininistratie mogelijk. E-mails kunnen in taken omgezet worden en tenslotte kunnen bestanden en Google Docs als bijlagen worden gebruikt. Verder kunnen taken makkelijk in je Google Calendar worden geplaatst.

Manymoon is gratis. Een betaalde versie voor $5 per maand biedt i.p.v. 3MB 5GB opslagruimte en heeft SSL.

Doris
Doris is een nieuw gratis productivity tool met een aantal bijzondere kenmerken:
- makkelijke invoer van nieuwe taken
- drag en drop van taken om ze opnieuw te rangschikken
- groeperen van taken in bijvoorbeeld projecten of thema's
- delegeren van taken aan mensen in je team
- een iPhone versie
- integratie van e-mail
- integratie met online project management ondersteunende middelen Basecamp en Trac


GTD Free
Het open source project GTD Free is in 0.5 beta versie uitgebracht. Dit als eenvoudig, maar effectief bedoelde GTD hulpmiddel heeft de volgende kenmerken:
- Java desktop applicatie met lokale gegevensopslag
- kan ook vanaf USB stick draaien
- eenvoudige user interface, echt bedoeld om de GTD workflow te volgen
- diverse views op de lopende projecten en taken mogelijk.

De gratis download van .jar of .exe vind je op SourceForge.

Mashable's top 100
Mashable heeft onlangs een 100+ overzicht van GTD hulpmiddelen gegeven. Erg handig als je nog een steuntje zoekt.

MindManager meets Remember the Milk

Heb je MindManager en maak je voor GTD gebruik van Remember the Milk, dan vind je hier tips hoe je de twee aan elkaar kunt verbinden.

Labels: , ,

10 maart 2009

Jello 5 - getting things done has become easier

Jello Dashboard 5 beta is uit, en dat is een behoorlijke verbetering ten opzichte van de 4.5 versie van het getting things done hulpmiddel voor Microsoft Outlook dat ik tot nu toe gebruikte. Jello Dashboard is nog steeds gratis en ontwikkelt zich gestaag. Het uitbrengen van 5 kostte 7 maanden ontwikkelingstijd. De nieuwe workflow ziet er als volgt uit.

De 5.00.1 versie die ik enkele weken geleden wilde installeren, weigerde dienst onder Outlook 2007. De 27 februari uitgebrachte 5.00.2 versie installeerde zich wel netjes.

Verbeteringen zitten in het gebruik van extJS open source library voor de GUI, het gebruik van alleen de task folder om acties in op te slaan. Dat levert na import van de versie 4 settings en acties wel het effect, dat alle gecategoriseerde Outlook items (afspraken, contactpersonen, taken) als action item opduiken in de task folder. Een bezemactie door de daar m.i. niet thuishorende contactpersonen en afspraken uit het verleden met delete task is dan nodig.

In plaats van de oude hiëarchie met contexts en projecten, die beide in de categories list van Outlook terecht kwamen, wordt nu met tags gewerkt. De zero-inbox methode is nieuw in versie 5: taken zonder tags en ontvangen nieuwe mail worden als action items gepresenteerd. Acties kunnen nu ook gedelegeerd worden aan een contactpersoon.

Zo is het nu mogelijk Outlook items in Jello Dashboard beter te bekijken, zijn er zowel widgets voor een stand-alone versie (draaiend onder Internet Explorer of IE tab plug-in bij Firefox) en Outlook zelf. Gebruikers van Exchange server moeten de stand-alone versie gebruiken.

Andere widgets, waarmee de tijd en externe referenties kunnen worden bekeken, ondersteunt Jello nu ook. Een echt dashboard in the making. Met Jello Dashboard 5 wordt getting things doen weer wat beter ondersteund.

Labels: ,

21 februari 2009

Aantekeningen maken anno 2009 februari updates

WebNotes uitgebreid met delen en kleurtjes
In januari 2009 liet ik je kennismaken met WebNotes. Later die maand volgde een nieuwe release met, jawel, opname in Firefox's context-menu, multi-color highlighting en sharing mogelijkheden via e-mail en diverse bug fixes.


Evernote verwelkomt Google Notebook gebruikers
De één z'n dood is de ander z'n brood. Google's besluit uit januari om onder meer de dienst Notebook te gaan stopzetten, bracht Evernote er snel toe een conversie hulpmiddel aan te bieden en via blogs en sociale netwerken voormalige Google Notebook gebruikers met open armen op te vangen. Instructies voor de import van Google Notebook vind je op de blog van Shrankila.


Mashable's 17 alternatieven voor Notebook
Voortbordurend op het stopzetten van Google Notebook heeft Mashable onlangs 17 alternatieven op een rijtje gezet.

Labels: ,

14 februari 2009

When all is said and got done

David Allen, de man achter Getting Things Done (GTD), (meer blogberichten over GTD) heeft een nieuw boek Making It All Work. De Nederlandse vertaling verschijnt 23 februari bij Managementboek.nl. Klinkt een beetje als The 8th Habit van Stephen Covey bovenop zijn eerste Seven Habits of Highly Effective People. Allen's nieuwe gaat namelijk om een "ongekende verdieping" van zijn theorie. Het gaat nu om de principes achter de principes.


Het doel: grip krijgen op de situatie en niets meer aan je hoofd hebben. Een overwinning op jezelf en je omgeving! Dat grip krijgen doorloopt een klassiek 5-stappenplan (Structures in Fives van Mintzberg met al zijn spin-off producten!):
1. capture: waarop wil je grip krijgen
2. clarify: wat is het en wat kun je eraan doen? (circle of influence...)
3. organise: organiseer 'het' samenhangend.
4. reflect & review: wat is de beste manier, tijd en plaats om het te doen
5. engage, take action: echt actie ondernemen.

Aanhangers van de Deming Cycle Plan-Do-Check-Act merken dan meteen op, dat de Check & Act ontbreekt. Kortom, het besturingsparadigma van De Leeuw moet het doen zonder control loop.

Als je grip hebt, zijn er nieuwe perspectieven in Making It All Work:
1. purpose: what on earth are we here for? (Rick Warren's Purpose Driven boekenserie)
2. vision: what is the measure of your success? (zong Steve Taylor al op I Predict 1990)
3. objectives: doelstellingen in de doel-middelenhiërarchie richting vision.
4. randvoorwaarden
5. dingen doen (met Flow gaat dat makkelijker)
6. weg knagend gevoel dat je nog van alles moet doen :-)

Als je het op je to-read lijst zet, en 19 februari vrij plant, kun je David Allen live gaan beluisteren in Pakhuis De Zwijger in Amsterdam. Dustin Wax schreef voor Lifehack.org een driedelige boekbespreking, dus dat drieluik kan ook op je @next actielijstje.

Labels: ,

06 februari 2009

Live Mesh belooft orde in je digitale zooi

Op 28 april 2008 berichtte ik over de tech preview van Live Mesh. In december kwam er de vervanging van Foldershare door LiveSync. Nu is Live Mesh, een Microsoft product in de Live serie in beta gegaan.

Met de tagline "Sync, share, and access the information you care about—wherever you happen to be" beoogt Live Mesh het synchroniseren, delen en toegang hebben tot bestanden en folders op je digitale apparaten, of het nu een Windows PC, een Mac, Windows Mobile smartphone is, te ondersteunen.

Als je je aanmeldt, heb je direct een persoonlijke Live Desktop (cloud computing voorziening met 5GB gratis opslagruimte). Daar houd je ook je devices bij. In de Mesh bar kun je de toegang tot bestanden en folders regelen, synchronisatie instellingen zetten, chatten met medegebruikers op basis van Live Messenger. Deze voorziening lijkt op de side bar die SharePoint gebruikers in hun Office programma's te zien krijgen.

De Notifier is een desktop notifier voor veranderingen in je Live Mesh al dan niet in de vorm van een News panel. Windows gebruikers hebben een Live Mesh Remote Desktop, waarmee gecommuniceerd kan worden. Mac gebruikers hebben ook een dergelijke voorziening.

Interessant zijn de systeemvereisten:
- Windows Vista of Microsoft Windows XP Service Pack 2 met Microsoft Internet Explorer 6+, Firefox 2.0+, of Safari 3.0+
- Mac OS X version 10.5 (Leopard)+ met Safari 3.0+ of Firefox 2.0+

Testronde
De client installer onder Windows Vista is slechts 1,5 MB in omvang. Opvoeren van een eerste Vista machine is probleemloos. Dan blijkt de Mac ondersteuning nog in tech preview status te zijn. Installatie verloopt verder vlot. Het context menu van Windows krijgt in de Verkenner een optie Add file to Live Mesh folder erbij. Folder aanmaken, bestanden toevoegen en klaarstomen voor synchronisatie is snel gedaan.

Dan de installatie op m'n zakelijke laptop. Hier loopt de installatie onder Vista vast. "Product does not support running under an elevated account. The class is not configured to support Elevated activation." Waarvan akte (zo'n melding waar ik geen chocola van kan maken).

Vanaf de laptop zonder software installatie connectie leggen met de remote computer (in dit geval de desktop) loopt stuk op een foutmelding in Firefox 3 "Sorry, your web browser does not currently support Active X controls..." Aha, hoezo Firefox 2.0+ ondersteuning? Wel kan er moeiteloos connectie worden gelegd met de Live Desktop, waar dezelfde testfolder met elfenbank paddenstoel zichtbaar is. Jippie! Ook op de Windows mobile smartphone gaat inloggen op www.mesh.com soepel. Je ziet er het Live News. Maar ook hier belandt je in een tech preview. Toevoegen van een plaatje blijkt niet te werken. Het downloaden en verwijderen van bestanden uit de gemeenschappelijke folder wel.

Conclusie: Microsoft is goed bezig, maar de beta status is terecht. De foutmeldingen op de laptop en het niet kunnen toevoegen van bestanden vanaf de smartphone zijn wel erg storend. Kortom: nog niet rijp voor productie.

Voor online backup is er meer concurrentie zoals Microsoft's eigen Office Live Workspace, Zumodrive, Dropbox en aanstonds Google's GDrive.

Labels: , ,

29 januari 2009

Online projectmanagement ondersteuning 12

OnePlace
OnePlace is een online werkbeheersing toepassing bedoeld om je jouw werk zo efficiënt te laten doen. Deze SaaS oplossing biedt documentenbeheer, takenbeheer, mogelijkheden voor planning en bijhouden van status en voortgang. Naast online discussies en aantekeningen, timesheets is er e-mail integratie en rapportages.

Naast toegang via reguliere web browsers, is er een iPhone interface. Prijsstelling loopt van $0 tot $500 per maand, afhankelijk van het aantal gebruikers, benodigde opslagruimte en het aantal te beheren projecten. Een 30-dagen versie is gratis om OnePlace uit te proberen.

Workflowmax
Workflowmax is een op MKB en ZZP'ers gericht administratiepakket, dat naast order management, facturering ook projectmanagement ondersteunt. Met takenbeheer, correspondentie en uiteraard koppelingen aan time en cost management. Maar verder ook online samenwerking, documentenbeheer en timesheets.

Een trial versie is gratis. Prijsstelling is van $49-99 per maand, afhankelijk van het aantal gebruikers. Extra opslagcapaciteit kan bijgekocht worden.

Planzone
Planzone biedt:
- workspaces
- to-do list
- planning
- document sharing
- wiki
- e-mail alerts
Prijsstelling loopt van de gratis trial versie, de goedkoppste productieversie van €9,90 tot en met €49,90 per maand.

GanntProject
GanttProject is een gratis en in open source ontwikkelde Java toepassing voor projectplanning en -management. Belangrijkste functies / weergaven zijn:
- taak hiërarchie en afhankelijkheden
- Gannt chart
- Resource belasting
- PERT diagrammen
- PDF en HTML rapportages
- Im- en export van MS Project bestanden
- op WebDAV gebaseerd groepswerk


5PM updates
In december 2007 stelde ik 5PM aan je voor. De makers hebben niet stilgezeten, zo blijkt uit hun blog en nieuwsbrieven van september en december 2008.

Het blijft mensenwerk
En nee, teamwork, communicatie kun je niet automatiseren of alleen van een spetterende webapplicatie verwachten. Lezenswaardig is de recente blog van Rich Millington over niet te missen informele communicatiekanalen.

Labels: , ,

01 januari 2009

Aantekeningen maken anno 2009 WebNotes

Na een update in september 2008 is er opnieuw aantal interessante toepassingen beschikbaar gekomen voor het maken van aantekeningen. Ditmaal bespreek ik WebNotes.

WebNotes, sinds december 2008 in private beta test wil drie zaken voor je regelen:
1. aantekeningen van webpagina's, alsof je een markeerpen en geeltjes gebruikt.
2. organiseren van je aantekeningen.
3. delen van je commentaren.
WebNotes is een Firefox add-on, maar biedt ook een lichtgewicht bookmarklet.

Na wat testjes vallen er eigenlijk meer hinderlijke punten op, dan voordelen:
- een sticky note kun je niet uit beeld krijgen.
- een sticky note kun je onder de sidebar schuiven, en dus visueel kwijt raken.
- een sticky note sluiten (kruisje rechtsboven) is verwijderen.
- vanuit de WebNotes toolbar My Webnotes pagina openen gebeurt in het huidige tabblad.
- verschillende notes op één webpagina zijn genest. Wil je de pagina weggooien, gooi je ook de onderliggende notes weg.
- share a note is alleen per e-mail en permalink, geen koppeling met social bookmarking of social networking, een echt gemis.

Conclusie: doe mij maar Evernote en anders bieden Clipmarks en StumbleUpon ook genoeg en betere functionaliteit en gebruiksgemak.

Labels: ,

30 mei 2008

ClearContext verzwaart Outlook

Een tijd geleden heb ik Xobni gebruikt onder MS Outlook 2003, de noodzaak dit hoe-houd-ik-gerelateerde-mail-bij-elkaar hulpmiddel onder MS Outlook 2007 te blijven gebruiken, was te gering.

Nu is ClearContext uitgebracht, niet een PIM, maar een verrijking van de mails en verwerking ervan.

Zo kun je bijlagen bekijken zonder het bijbehorende programma te openen. Verder is categorisering in topics een belangrijke kapstok om mails met één muisklik te archiveren, de mail van belangrijkste contactpersonen voor je uit te lichten in een overvolle mailbox.

Standaard e-mails, zoals notificaties van LinkedIn of Facebook kunnen met notificatiemanagers direct verwerkt worden om orde op zaken te stellen. Threads worden bij elkaar gehouden en contactpersonen kunnen qua belang worden ingedeeld.

De demo hieronder geeft een goede indruk van deze handige gratis Outlook add-on.

ClearContext is momenteel nog in private beta. Wil je een invite code, stuur me dan een commentaar of Skype/IM-berichtje.

Voorbehoud
Echter, houd rekening met diverse extra folders in je mappenstructuur. Zo trof ik 'toevallig' als subfolders onder de Inbox opeens per topic folders aan. Outlook heeft net als met Xobni en andere goedbedoelde add-ins, moeite om de performance goed te houden met ClearContext. Na een testdrive van enkele dagen vond ik de verrijking van Outlook niet zo positief als verwacht, en heb ik weer afscheid genomen van het hulpmiddel. Immers, met categorieën, actions en reminders die met Jello.DashBoard worden aangebracht, lukt het me uitstekend om kaf van koren te scheiden en dingen gedaan te krijgen.

Gebruikers van Xobni zijn ook gewaarschuwd. De combinatie van de Xobni sidebar en ClearContext levert conflicten op. Xobni hoopt dit in de 1.5 release opgelost te hebben.

Aanbieding
Ik heb voor 1 belangstellende een kortingscoupon van $20 op de pro-versie van EUR 64,85.

Labels: ,

26 april 2008

Getting Things Done hulpmiddelen

Waar ik zelf al tijden de combinatie MS Outlook + de gratis extensie Jello.Dashboard gebruik als hulmiddel Getting Things Done toe te passen, zijn er ook alternatieven. Mindjet's Gaelen O'Connell vroeg er laatst eens naar op LinkedIN. Natuurlijk is Mindjet als maker van MindManager geïnteresseerd in het gebruik van de eigen software, dat overigens dankzij de export mogelijheden naar MS Outlook ook prima dienst kan doen als GTD hulpmiddel.

NetCentrics Outlook plugin

De 'standaard', lees door David Allen zelf gepromote, NetCentrics Outlook plugin is er voor de Engelstalige versies van Outlook XP en hoger, draaiend onder Windows 2000 of hoger. Dit is een commercieel product, dus tegen betaling.

Thinking Rock
Thinking Rock is een platform onafhankelijke, open source JAVA toepassing voor GTD. Er zijn demo's beschikbaar om eens kennis te maken.

MyLife Organized
Ook een aparte toepassing is MyLife Organized, dat in een gratis light versie en een shareware (try-before-you-buy) versie verkrijgbaar is.

MyLife Organized is er voor Windows en Pocket PC en synchroniseert met Outlook en MindManager.

GTDInbox for Gmail
En voor de mensen die met Firefox en Gmail hun Inbox management willen doen in de stijl van Getting Things Done is er de populaire gratis Firefox extensie GTDInbox

GTDINbox maakt gebruik van tags in Gmail en is bedoeld voor To Do List, Manage Projects, Team Working en Customer Support. Installeren kan vanaf de Add-ons sectie van Firefox.

Labels:

06 maart 2008

Inbox en Xobni - overvolg, leeg of beheerst

In termen van Getting Things Done is je Inbox de ontvangsthal voor stuff, 'waar iets mee moet gebeuren'. Een aantal time en inbox management theorieën hebben een lege inbox als doel, kortom zo snel mogelijk 'verdeel en heers' toepassen. Denk maar aan de oude postvakje-opdracht in een willekeurige assessment. Hoe beslis je zo snel mogelijk over urgentie, delegeren, verwijderen en opgeruimd verder te kunnen (waarheen trouwens?).

Zelf kan ik best leven met een aantal items in mijn Inbox aan het eind van de dag, maar dan staat er wel bij elk item een vlag en reminder op een specifieke datum/tijd als compensatie voor een meer tijd kostende categorisering in 'officiële' GTD bakjes.

Xobni
Xobni (inbox achterstevoren), een Microsoft Outlook add-on was een tijd private beta, waarbij helaas geen invites meer werden uitgegeven.

Vanaf 1 maart was de software nog steeds beta, maar niet meer op invite-only basis. Na de download van software wordt me e-mail geluk toegewenst. Xobni beoogt het verborgen sociale netwerk in je e-mail te ontwar(re)en.

Xobni gaat daarbij veel verder dan de LinkedIN toolbar, de integratie tussen Skype en Outlook of de Plaxo toolbar. Het laat namelijk per persoon in de sidebar zien:
- telefoonnummers van mensen met wie e-mail is uitgewisseld, ook zonder een vermelding in Contactpersonen;
- gerelateerde personen die gemaild worden, zonder dat ik die relatie zag;
- wanneer wat met wie is uitgewisseld per e-mail, afspraken, bestanden
- balans tussen ingaande en uitgaande mail;
- tijdstippen waarop e-mails zijn uitgewisseld;
- op welke tijden een vergaderverzoek kan worden ingepland.

Nu Outlook, binnenkort jouw e-mail client? Xobni hint op ondersteuning voor andere e-mailclients in de toekomst. Xobni is inmiddels interessant voor Microsoft zelf. Een eerste bod van $20 miljoen werd eerder afgeslagen, maar het zou me niks verbazen als het snel wordt overgenomen en geïncorporeerd in de Office suite.

Labels:

29 februari 2008

Problemen over het weekend heen tillen

Veel projectmanagers, overigens net gewone mensen, lopen maandagochtend tegen problemen aan. Een goede projectmanager werkt nu aan de problemen van volgende week maandag. De meeste problemen verdwijnen niet vanzelf, en al helemaal niet door ze over het weekend heen te tillen. Je zult ze maandagmorgen als iedereen weer fris is, genadeloos tegenkomen als perfect middel je tijdens het weekend opgebouwde energie weg te slurpen.

Behandel elk probleem meteen als het zich aandient. Direct oplossen is wat anders, maar bepalen wat de volgende actie is het eerste wat je moet doen. Vaak zijn problemen bij aanvang of signalering nog niet zo groot, dat ze tot onmogelijkheden of voldongen feiten leiden. Wellicht lukt het nog ze om te buigen naar een kans of een prima alternatief. Worstel niet alleen, maar schakel hulp in waar nodig. Deel issues en ervaren risico's met je manager, opdrachtgever of team. Adopteer het probleem: liever eraan werken zonder een oplossing te ontdekken, dan het maar laten liggen. Wat je ook doet: loop niet weg voor de problemen. Wat vandaag kan, hoef je maandag niet meer te doen!

PS Ja, ik ben vandaag vrij ter compensatie van de in de loop van februari gewerkte extra uren. Alle problemen die zich vandaag voordoen op het project worden maandag weer met frisse moed opgepikt. Relax: het is sowieso rustig op kantoor, vrijdag :-)

Labels: ,

23 februari 2008

Kennismaken met MindManager 7 Pro

In mei 2007 kwam MindManager 7 uit. Ik had een aantal jaren geleden als weblogger een gratis licentie gekregen op MindManager 6 Pro, upgraden naar versie 7 was me vorig jaar met EUR 149 excl. BTW te duur.

In januari deed ik mee met een online survey van Mindjet naar het gebruiksgemak, ondersteuning en productontwikkeling van MindManager. En vorige week ontving onderstaand e-mailbericht:
"Mindjet would like to thank you for taking our Customer Advocacy survey in January. To show our appreciation, we’re checking in to see if you’d like a complimentary upgrade to MindManager 7. If so, please respond to this email to confirm you are currently on MindManager Pro 6 and that you’re open to the upgrade. We’ll then send you the complimentary MindManager license key, download link and corresponding training."
Kijk, dat is nu leuk compenseren! Gratis reclame is dus weer voor de makers.

Niet voor niets nomineerden lezers van The Intranet Journal Mindmanager 7 als beste productiviteitsmiddel.

Labels: ,

15 februari 2008

Eindelijk een persoonlijke assistente: Sandy

Waar personal assistents normaliter voor CxO's zijn weggelegd (excuses voor m'n woordkeuze), project officers gedeeld worden met andere projectmanagers, is Sandy mijn - en misschien na deze blog ook jouw - hulp aan je zijde.

De interactie met Sandy is - zij het online - als die met een normale personal assistent (voorzover mijn fatsoenlijke beeldvorming reikt). Met opdrachten als "Help me herinneren om 16u Piet te bellen." zal Sandy dat exact doen. Elke morgen krijg je een samenvatting van de taken voor die dag en een herinnering voor elke afspraak. Als je 't even niet meer weet, stuur je haar een e-mail met "help". De makers, Values of N, hebben er een dosis humor ingebracht door bijvoorbeeld in te spelen op het tijdstip van de dag met bijdehande opmerkingen. Sandy werkt samen per e-mail, web interface, Windows mobile phone, maar ook als Twitter maatje en via Jott. Sandy kent Getting Things Done werkt Sandy, door bijvoorbeeld @category aan je opdrachten toe te voegen.

IWantSandy stuurt je naar believen daily digests per e-mail of RSS of laat ze zien op het web. De Twitter badge op het web houdt je op de hoogte van de tweets van je vrienden en met tags zijn categorieën afspraken to-do's, en dergelijke terug te vinden.

IWantSandy is gemaakt op basis van de applicatie Stikkit, een bekende uit GTD-land, maar met een compleet andere interface. Presentatie telt!

Labels:

01 februari 2008

Het belang van fundamentele keuzen

In De weg van de minste weerstand maakt auteur Robert Fritz onderscheid tussen fundamentele, primaire en secundaire keuzen. Het onderscheid is van groot belang om de juiste dingen te doen en vanuit juiste motieven te kiezen.

Bij een fundamentele keuze kies je voor een fundamentele oriëntatie op het leven of een fundamentele zijnstoestand. Voorbeelden zijn een christelijke levensovertuiging, niet-roker zijn of de ander liefhebben, zoals hij/zij is.

Primaire keuzes zijn keuzen aangaande hoofdresultaten. Het heeft betrekking op een resultaat dat je als zodanig en om zichzelf wilt, een einddoel dus.

Oefenen met primaire keuzen
1. stel een lijst op van al wat je wilt in de toekomst, zowel privé als in je beroep. Neem er ook in op wat je wilt voor de wereld als geheel, je omgeving. Wees eerlijk, maar neem de vrijheid nog af te zien van mogelijkheid, haalbaarheid of waarschijnlijkheid. Neem er ook de kwaliteit die je wilt in je relatie met anderen in je lijst op. Formuleer positief: neem alleen dingen op die je werkelijk wilt, niet welke je beslist niet wilt, of zogenaamd moet doen.

2. Neem je lijst door en ga na of alle hoofdcomponenten van je wat je in je leven wilt, erin voorkomen. Voeg toe of schrap waar nodig.

3. Test elk onderdeel op je lijst aan de hand van de hulpvraag 'Als ik dat kon krijgen, zou ik het dan aannemen?'. Zo nee, schrap het punt van je lijst. Zo ja, herschrijf het punt dan met 'Ik kies dit resultaat'.

Secundaire keuzes helpen stappen te doen in de richting van je primaire resultaat. Ze zijn middel, stellen je in staat om...

Wie eeenmaal weet wat zijn primaire keuze is, zal er geen moeite mee hebben in te zien wat er gedaan moet worden. Als je baan een primaire keuze is, zijn opstaan, aankleden, het woon-werkverkeer aanvaarden en aan de slag gaan secundaire keuzen.

Waar primaire keuzen doelen voor de lange termijn stellen, kom je op de korte termijn eisen tegen: excuses, afleidingen, etc.

Mieke van Herwijnen, voedingsdeskundige en coach van de training Leef & eet gezond, gratis te volgen op hartenziel.nl en de vrouw achter het bedrijf Weg met de weegschaal, illustreerde het 12 januari in de Volkskrant alsvolgt:
"Gezond leven is heel eenvoudig. Je staat op tijd op, eet gezond, beweegt voldoende, brengt je dag actief maar ontspannen door, laat sigaretten en grote hoeveelheden drank links liggen, ademt frisse lucht in en gaat op tijd naar bed."
Veel van wat ons afhoudt om daadwerkelijk volgens zo'n fundamentele keuze te leven, schuiven we vaak op de situatie, prikkels, etc. buiten ons. Na de feestdagen ga ik lijnen, ach toe, deze keer moet kunnen, nu geen tijd, het eten is gewoon sterker dan ik, het ziet er allemaal zo goed uit, zonde om te laten liggen.

Degene die aan zet is, gemaakt is om te kunnen kiezen, ben je zelf. Ga eens na wat de gevolgen zijn van de keuze voor deugdelijk leven vol voorzichtheid, matigheid, rechtvaardigheid, moed, geloof, hoop en liefde.

Labels:

30 december 2007

Next generation GTD tools

Nozbe houdt van eenvoud, los van de Microsoft Outlook task-lists en andere task managers. Dit web-tool (ook in widget uitvoering), en daarmee dus een browser vereisend, helpt je in de geest van Getting Things Done je projecten en taken te beheren, gratis en voor niets voor maximaal 5 projecten. Betaalde versies bieden meer bestandsopslag en ondersteuning voor multi-project managers als ik.
Uiteraard is een mobile version van de website beschikbaar. Nozbe pretendeert ook project management te kunnen ondersteunen, zolang je het over takenbeheer hebt.


Via een tour langs
1. next action (leeg je hoofd, groepeer taken in projecten, wat is per taak de volgende actie);
2. organiseer en verwerk (werk in context, voeg bestanden bij, gebruik papier als je offline bent, gebruik zo mogelijk de mobile version, heb met een browser overal toegang tot je takenbeheer);
3. weg problemen (deel en delegeer per e-mail, herschik snel, vraag Michael de maker in noodgevallen)
hopen de makers je te overtuigen. De positieve verhalen van ervaringsdeskundigen liegen er niet om.

Vitalist biedt een soortgelijke oplossing. Hier kun je je eigen context aanmaken (lukt niet in Nozbe) en wordt een virtuele "tickler file". Ook Vitalist is bruikbaar op je mobiel, als widget en vanuit reguliere browser omgevingen. Bij gebruik tot 10 projecten, 10 contexten en 10 contactpersonen is Vitalist gratis, uitgebreidere sets hebben een prijskaart.

Labels: ,

07 december 2007

Things helpt ze gedaan te krijgen

Things van Cultured Code neemt een ietwat andere insteek voor effectief en efficiënt taakbeheer, tegenwoordig beter bekkend als Getting things done. Geen kolommen, geen overstructurering, geen database of integratie met Outlook en daarmee een beroep op wellicht schaarse middelen.

Tagging als stuurmiddel om je taken toch te ordenen. Knoppenbalken die alleen waar nodig verschijnen en zich aanpassen aan de lijst taken die op een bepaald moment getoond wordt. Klinkt flexibel en nodigt uit om te proberen.

Momenteel zit Things nog in alpha-state, wel kun je van de huidige versie een screencast bekijken, waarin de look & feel en functionaliteit wordt toegelicht door Ian Beck van Tagamac.

Zodra een beta of productieversie beschikbaar is, ga ik 'm testen en laat ik je mijn ervaringen weten.

Labels:

21 november 2007

Plaxo integreert persoonlijk informatiemanagement

Naar aanleiding van mijn web presence zat ik gisteravond tijdens het buffet voorafgaand aan de engagement management community avond rondom Leiderschap in projecten met de 'gek van leiderschap' als spreker uitgenodigde concullega Sjoerd Talsma (echtleiderschap.nl) te praten over diverse web 2.0 toepassingen, zoals Twitter en LinkedIN. Andere collega's haakten in en introduceerden bovenop LinkedIN de toepassing Plaxo. OK, je kunt niet alles bijhouden, maar synchroniseren klinkt al beter.

Dus vandaag maar op verkenning, account en profiel aangemaakt en de diverse andere web 2.0 diensten/profielen/blogs etc. gekoppeld, adresboeken geïmporteerd, zodat een eerste vriendenset ontstaat en een Pulse stream op gang komt.

In de gratis basis versie biedt Plaxo
- upload van adresboek en synchronisatie met bijvoorbeeld Outlook, Mozilla Firebird
- synchronisatie van kalender, taken, notities vanuit Plaxo-enabled applicaties, zoals Outlook
- herinneringen voor verjaardagen


Met de Outlook toolbar kun je - analoog aan de LinkedIN toolbar - je contacten, afspraken, taken en notities desgewenst synchroon houden met de online versie. En het dashboard, Plaxo Online, biedt je een overzicht van de veranderingen in je netwerk, contacten en de komende afspraken en taken. De feeds van de Pulse stream kunnen al dan niet gefilterd weer de RSS reader in. Lekker hoor. Optioneel is het aanmaken van een openbaar profiel of kalenderpagina. Het eerste vind ik leuk, voor de kalenderoptie heb ik nog geen toepassing.

Plaxo biedt verder nog e-cards als relevante toepassing, maar ook sharing opties om bijvoorbeeld documenten, links of video's met contacten te delen. Tenslotte ontbreken messaging opties niet, zodat de gelijkenissen met Pownce, Jaiku en Mugshot, elk voor delen wel degelijk opgaan.

Labels: , ,

This page is powered by Blogger. Isn't yours? eXTReMe Tracker