Vaak genoeg online, informatie zoekend en publicerend, om via diverse wegen medesurfers met soortgelijke interesses te boeien. Muziek, IT, websites, genealogie, fotografie, nieuwe vormen van communicatie en interessante sites zijn gemeenplaatsen.

08 oktober 2009

PRINCE2 2009 tegen het licht - 2

Half juni zag PRINCE2 2009, de opvolger van de '2005' versie het licht. Het handboek, Managing Succesful Projects with PRINCE2, heb ik in de 2009 versie (blauwe omslag) doorgenomen en naast de 2005 versie (rode omslag) om verschillen op te merken. Vorige week stonden de principes, business case, organisatie en kwaliteit centraal.

Plannenmakerij
Was de techniek product based planinng bij de introductie van PRINCE2 nog een novum (we waren als projectmanagers activity based planning gewend), in de 2009 versie van het handboek is de techniek volledig geïntegreerd in het hoofdstuk Plans. PRINCE2 2009 gaat ook verder in op estimation en scheduling, waarmee Plans echt body heeft ten opzichte van de magere 2005 variant.

Management of Risk
Het arbitraire onderscheid tussen de component Management of Risk en de beschrijving van fenomeen risk management (en ja, op examens werd goed gelet op het verschil tussen beide) is vervangen door het invoegen van de Management of Risk (M_o_R best practice). De risk management cycle is vervangen door de risk management procedure (ook wel een cyclus, maar met andere termen. Er worden technieken als review lessons, risk checklists, brainstorming en risk breakdown structure aangedragen om risico's te identificeren. Vastleggen vindt plaats in het Risk Register. Voor het inschatten van de kans van optreden worden technieken als probability trees, expected value, pareto analysis en probability impact grid belicht. Niet alles is negatief, een risico kan immers ook een kans inhouden. En dus kom je in de risk response strategieëen ook exploit en enhance tegen.

Daily Log en Issue Log
Aangezien een Issue van alles en nog wat kon zijn, de afhandeling tijden kon duren, werd het Issue Log nogal eens een 'lief dagboek' van het project. Erg zinvol, omdat geregeld een greep in het verleden (gemaakte afspraken, wie deed wat, etc.) nodig blijkt. PRINCE2 maakt in de 2009-versie onderscheid tussen een Daily Log (informeel dagboek) en een Issue Log (formele afhandeling). Nieuw is het Issue Report, waar eerder wel een Change Request of Exception Report template werd 'misbruikt' bij gebrek aan beter.

Van Controls naar Progress
De component Controls is vervangen door het thema Progress, waarin het volgen van de voortgang, afzetten voortgang tegen oorspronkelijk plan en toekomstige situatie, risico's, correctieve maatregelen en het autoriseren van verder werk zijn ondergebracht. Het nadenken over fasering (aantal, lengte), voortgangsrapportages en het registreren van geleerde lessen in het nieuwe Lessons Log hoort er ook bij.

Leesbare tekst in plaats van codes
Pas bij tweede lezing viel me het op: in het procesmodel zijn de codes als SU4, PL6 en SB4, waarmee (deel)processen in PRINCE2 werden aangeduid, verdwenen. In plaats daarvan is er gewoon leesbare tekst en staan niet langer de stroomschema's en stapsgewijs uit te voeren activiteiten centraal. Voor elke fase zijn hulpschema's beschikbaar wie wat doet.

Maatwerk zonder PRINCE2 te verzwakken
De manual spreekt hier duidelijke taal:
"Some projects may claim that they do not need 'full PRINCE2' and therefore have only implemented portions of the method. This can reveal a flawed understanding of PRINCE2 because the method is designed to be tailored. So tailoring PRINCE2 appoproriately is 'full PRINCE'. Tailoring does not consist of omitting elements of PRINCE2...tailoring is about adapting the method to external factors (such as any corporate standards that need to be applied) and the project factors to be consider (such as the scale of the project)....The danger of not tailoring PRINCE2 is that it can lead to 'robotic' project management if every process activity is followed and every management product is produced without question."
De principes moeten gevolgd worden, aanpassingen in thema's, terminologie, management producten, rollen en processen zijn mogelijk.

PRINCE2 is geen vakbeschrijving of body of knowledge
In de afgelopen jaren ben ik veel (aspirant) projectmanagers tegengekomen die meenden met een cursus PRINCE2 het vak projectmanagement te kunnen leren. Niet dus. Voor alle duidelijkheid stelt PRINCE2 2009 zich ook niet gelijk met een Body of Knowledge, zoals PMI's PMBoK. PRINCE2 is 'slechts' een methode, voorschrijvend van aard met een geïntegreerde set processen en thema's voor alle project management rollen. Om goede redenen (cultuur) worden interpersoonlijke vaardigheden niet geadresseerd en slechts referenties aan technieken gegeven, in tegenstelling tot een Body of Knowledge.

Glossary en Roles & Responsibilities
Twee zaken die misten in de 2005 versie zijn de bijlagen Glossary en Roles & Responsibilities die je bij het uitleggen van begrippen en principes en de inrichting van bijvoorbeeld een RACI-tabel of projectorganisatie enorm helpen.

Conclusie
Over PRINCE2 is goed nagedacht. Het vatbaar zijn voor star een methode hanteren, de nadruk op schema's, afkortingen en codes zijn vervangen door een leesbaar handboek, samenvattingen en geïntegreerde processen, technieken en tips in thema's en fasen. Wil je op basis van de laatste versie aan de slag, raad ik je aan Managing Successful Projects with PRINCE2 te kopen en te gebruiken.

Labels: ,

01 oktober 2009

PRINCE2 2009 tegen het licht - 1

Half juni zag PRINCE2 2009, de opvolger van de '2005' versie het licht. Het handboek, Managing Successful Projects with PRINCE2, heb ik in de 2009 versie (blauwe omslag) doorgenomen en naast de 2005 versie (rode omslag) om verschillen op te merken. Capgemini collega Lia de Zoete zette eerder in de
Automatisering Gids en op de Capgemini Academy site al wat verschillen op een rij. Deze week de dingen die mij opvielen vanaf de introductie tot en met Quality. Volgende week ga ik verder met Plans.

Indeling handboek
Waar in de 2005 versie processen, componenten en technieken de rode draad vormden, zijn dat principes, thema's, processen en mogelijkheden voor maatwerk-toepassing geworden. Thema's zijn de nieuwe naam voor de componenten, waarbij eenvoudiger naamgeving is gebruikt. Zo is 'Quality in a project environment' nu Quality, 'Change control' nu 'Change' en 'Management of Risk' nu 'Risk'. Dat heeft ook te maken met de samenhang met andere OGC best practice methoden, zoals MSP, M_o_R en ITIL.
Configuration management en Change control zijn samengetrokken tot Change, waarbinnen Issue & change control en configuration management plaatsvindt.

De controls als component (met invullingen als rapportages en fasering) zijn vervangen door variabelen of aspecten die beheerst worden in elk project: kosten, tijd, kwaliteit, scope, risico's en baten.

Onderliggende principes
PRINCE2 implementaties zijn nogal eens uitgedraaid op PINO (Prince in name only) of juist rigide vasthouden aan de letter. PRINCE2 2009 legt sterk de nadruk op de onderliggende principes, het leesbaar uitleggen van het waarom en de ruimte voor maatwerk en gezond verstand. Zo worden de principes in het Engels samengevat als:
- continued business justification
- learn from experience
- defined roles and responsibilities
- manage by stages
- manage by exception
- focus on products
- tailor to suit the project environment

Mocht je maatwerk willen toepassen, dan benadrukt de handleiding dat PRINCE2 informatie (en niet noodzakelijkerwijs documenten) en beslissingen (niet noodzakelijkerwijs vergaderingen of bijeenkomsten) vraagt. Handelen conform de principes in de geest van, dat geeft ruimte aan projecten en verlegt de focus van procedures, rapportages en bijeenkomsten naar de op te leveren producten en toegevoegde waarde voor de business.

Toleranties op alle vlakken

Toleranties, in het eerder afgegeven op tijd en budget, zodat binnen een duivelsdriehoek of -vierkant alleen 'gespeeld' kon worden met respectievelijk kwaliteit en kwaliteit & scope, gaf onnodig spanningen. In de 2009 versie hoort bij delegatie van accountability nadrukkelijk ruimte binnen bandbreedte op zowel tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico als baten. Uiteraard moet je als projectmanager beheersingsmaatregelen inrichten om dreigende onder- of overschrijdingen te detecteren en erop te handelen.

Business case als blijvende rechtvaardiging
De praktijk van alledag stelt de projectmanager voor de uitdaging zijn/haar project zelf te rechtvaardigen, zeker bij de opstart of initiatie. 'Klopt' een business case niet, schrijf je als het ware je eigen ontslagbrief. PRINCE2 2009 is helder: de senior user specificeert de baten en is verantwoordelijk voor de realisatie ervan. De opdrachtgever is verantwoordelijk dat de baten value for money representeren en in lijn liggen met bedrijsdoelstellingen.
"Development of the Business Case may be delegated, for example, to a business analyst or perhaps even to the Project Manager..."
Ook maakt PRINCE2 nu direct duidelijk, dat projecten omwille van andere doelen dan 'een financieel positieve business case' uitgevoerd worden en onderscheidt:
- compulsory project (in mijn werkveld de wettelijke moetjes)
- not-for-profit project
- evolving project
- customer / supplier project
- multi-organization project

De projectorganisatie en plek in de organisatie
De vier hiërarchische lagen zijn er nog steeds, maar 'Managing Product Delivery' is 'Delivering', de verantwoordelijkheid van de Team Manager geworden. Nieuw is de aandacht voor de plaats van een project in de (grotere) organisatie, samenhang met lijn managers / functioneel managers, centers of excellence, stakeholder analyse en engagement, en communicatie management.

Kwaliteit beter belicht

Waar de 2005 versie The path to quality als kapstok gebruikte in het Quality hoofdstuk, is in 2009 duidelijker opgehangen aan de tweedeling tussen Quality Planning (de gang van verwachtingen van de klant, acceptatiecriteria en productbeschrijvingen naar de maatregelen in termen van criteria, toleranties, methoden en verantwoordelijkheden die het project stelt vanuit een kwaliteitssysteem en beschrijft in de productbeschrijvingen) en Quality Control (met het Quality Register als opvolger van de Quality Log, het opgeleverde product en de verslaglegging van kwaliteitsmetingen en goedkeuringen en acceptatie).

Labels: ,

This page is powered by Blogger. Isn't yours? eXTReMe Tracker