Onbezonnen om PRINCE2 af te serveren

Is het gek om projectbetrokkenen een week op cursus te sturen om zich de spelregels eigen te maken? Werd en wordt niet regelmatig de spelleiding louter bij de projectleider neergelegd, die dan hoe dan ook altijd het haasje is? Wie is gebaat bij een niet functionerende stuurgroep, lijnmanagers die zonder pardon schaarse projectmedewerkers terugtrekken, of een project dat door de omgeving al bij voorbaat als mislukt wordt beschouwd?
Is het dan niet de kracht van een methode als Prince II om continu de bedrijfseconomische rechtvaardiging te zoeken in een actuele business case? Is ‘management by exception’ dan niet veel slimmer dan een maandelijkse stuurgroepvergadering, waarin de aanwezigen niet of net een berg papier hebben doorgeworsteld, zonder adequate maatregelen te kunnen treffen?
Valt Prince II te verwijten dat het tot spreadsheetmanagement leidt? Natuurlijk is een ‘issue’- of ‘risk log’ niet exclusief voorbehouden aan Prince II. Een kwaliteitsborgingfunctionaris zou zonder besef van de nieuwste ict-projectmanagementmethoden dezelfde maatregelen aanbevelen. Als het gevoel ontstaat alleen maar druk te zijn met lijstjes, past nuchterheid. Waarom doen we dit? Kan het efficiënter? Gebruiken we de juiste hulpmiddelen?
Door methoden als Prince II als ‘arrogant en zelfgenoegzaam’ te verwerpen, blijft de ict-branche achterlopen bij andere industrieën als elektronica en telecommunicatie. Juist de best practices uit de Britse telecomsector (‘stroperig’ in Keetels’ woorden) vormen de basis voor Prince II. Nee, het certificeren als Prince II Practicioner maakt je geen goede projectmanager. Prince II karakteriseren als ‘systeem om projectmanagement-kamergeleerden te maken’ of samen te vatten in de term ‘verwachtingsmanagement’ is onbezonnen.
Rest de vraag wat dan wel de oplossing is. Ofwel, als Prince II totaal ongeschikt is, wat dan wel?

Deus ex machina

      No Comments on Deus ex machina

Best leuk, maar je moet als niet-machine wel wakker blijven om op tijd jouw partijtje te spelen! Meer bands probeerden dit eind jaren ’80. Vermakelijk voor de kritische toeschouwer, als een drummer of toetsenist weer eens tegen de strak voorgeprogrammeerde drum- en begeleidingspartijen aan zit te spelen. Ondanks kwam ik in een internet nieuwsgroep de posting ‘use of drum computer in church service’ tegen. Het deed me denken aan de praktisch onbruikbare zo’n 10 jaar geleden zelf met een sequencer opgenomen Opwekkingsliedjes. Dat een gemeente begeleiden gewoon moeilijk is -we houden ons bij de samenzang gewoon niet aan maat & tempo- is een gegeven voor elke kerkmuzikant. Het maakt dan niet uit, of je kerkorganist bent, of meespeelt in een combo.

Overigens lijkt de gemiddelde organist te slapen, zozeer sleept hij de gemeente door een psalm, lofzang of geestelijk lied, dat terwijl het voor- en achterwaarts wiegen je op kerkorgelles toch echt bijblijft. Om in de afgesproken cadans te blijven, gebruikt de drummer of bassist een metronoom en het orkest een dirigent. Ik trek twee conclusies. 1. We hebben allemaal leiding nodig; die kunnen we niet aan machines overlaten. 2. Te strakke muzikale kaders knellen de creatieve geest. Twee luistertips in dat kader. Op de ‘luisterplaat’ Seven Hills giet Adrian Snell thema’s van zijn overbekende thema-albums in een ambient formaat. Op A Symphony of Hope laat Geoff Bullock door hem geschreven Opwekkingsliederen als The Power Of Your Love en The Heavens Shall Declare uitvoeren door het Symphony Orchestra of Prague. Dat klinkt heel anders dan een drum en gitaar, laat staan een geprogrammeerde synthesizer.

Wie wordt er beter van IAS?

In 2005 zullen in Europa de International Accounting Standards (IAS) worden ingevoerd. Alle Nederlandse banken en verzekeringsmaatschappijen zijn dan verplicht om de internationaal gestandaardiseerde financiële verslaggeving toe te passen. Dat betekent vooral voor veel verzekeringsmaaschappijen een enorme toegevoegde werklast. Wie erop voorbereid wil zijn, moet nu al maatregelen nemen. En dat is na Y2K en de invoering van de euro een nieuwe uitdaging.

Wereldwijde opmars IAS

De boekhoudsystemen die in verschillende landen worden toegepast lopen zodanig uiteen dat men de resultaten niet op betrouwbare en transparante manier kan vergelijken. Sinds het begin van de jaren tachtig wordt daarom geprobeerd tot een gemeenschappelijke standaard te komen, de International Accounting Standards  (IAS), tegenwoordig ook aangeduid als International Financial Reporting Standards (IFRS).

Het stelsel van IAS – bestaande uit enkele tientallen richtlijnen – wordt voortdurend  ontwikkeld, aangescherpt en verbeterd. Tegenwoordig is dit toevertrouwd aan de International Accounting Standards Board (IASB). De wetsvoorstellen voor de toepassing van IAS in Nederland liggen ter goedkeuring voor aan de Tweede Kamer.

IAS en verzekeraars

Vooruitlopend op de officiële introductie van IAS in Nederland  is de Raad voor de Jaarverslaggeving vanaf begin jaren negentig begonnen bestaande IAS om te zetten in richtlijnen voor de Nederlandse praktijk. Vanaf 2005 moet IAS dus integraal worden toegepast. Afwijkingen zijn niet mogelijk. Nieuwe richtlijnen zoals die voor gebruik en waardering van financiële instrumenten (IAS39) en pensioenverplichtingen (IAS19) doen in Nederland het nodige stof opwaaien. De in ontwikkeling zijnde standaard voor verzekeringscontracten, momenteel met de status Draft Statement of Principles, zal – vanwege de ingrijpende gevolgen – gefaseerd ingevoerd worden.

Fair value Accounting

Er vindt veel discussie plaats over toepassing van fair value accounting. Fair value betekent dat de actuele waarde van de bezittingen en schulden van een bedrijf worden uitgedrukt op de balans en dat de resultatenrekening hiervan een afgeleide is. Het is geen verrassing dat tegenstanders voornamelijk zijn te vinden bij verzekeraars, banken en pensioenfondsen. Fluctuaties in het tegen marktwaarde als balanspost opgenomen belegd vermogen hebben grote impact op de resultaten. Deze resultaten zijn echter feitelijk niet altijd gerealiseerd. Volatiliteit in gepresenteerde resultaten wordt doorgaans niet gewaardeerd door beleggers en kan het verkrijgen van kapitaal lastig maken. Vanuit het vakgebied accounting worden instrumenten als productportfolio en hedge accounting aangedragen. IAS stelt echter ook voorwaarden aan het gebruik van deze instrumenten. Herleidbaarheid is daarbij een belangrijk trefwoord.

AFM als toezichthouder

De IAS winnen aan gezag als ook actief toezicht op de naleving van de voorschriften is verzekerd. Tot nu toe was het toezicht passief, maar met de introductie van IAS in 2005 wordt de Autoriteit Financiële Markten (AFM) actief toezichthouder. De AFM loopt zich inmiddels warm en vult de meegekregen opdracht in met procedures en aandachtsgebieden.

Overstappen op IAS

Voor verzekeraars is het lastig zich goed voor te bereiden binnen een dergelijke dynamische context. Dat wil niet zeggen dat uitstel de juiste remedie is. Niet voor niets zijn grote concerns als Aegon, ING en Achmea al in 2001 begonnen met het conversietraject. Want al vanaf 2004 zal op basis van IAS moeten worden geadministreerd om een jaar later de vereiste vergelijking tussen boekjaren te kunnen maken. En dat betekent weer, dat de financiële en administratieve systemen al eind 2003 op IAS moeten zijn voorbereid.

Méér dan een conversie

De implementatie van IAS vergt in korte tijd ingrijpende wijzigingen in de financiële processen en automatiseringssystemen. Natuurlijk zullen eerst en vooral de interne accountantsdienst en het financieel management zich zorgen maken over de consequenties. Het al dan niet akkoord bevonden worden door de externe accountant en toezichthouder staat op het spel.

De volgende in rij is de ICT manager die zich na Y2K en euro weer eens genoodzaakt ziet binnen uitermate korte tijd veel en complexe wijzigingen in het automatiseringslandschap door te voeren. Als een rij dominostenen trekt IAS door de organisatie. Oplossingen moeten worden ontworpen, geïmplementeerd en geaccepteerd. Ook zijn opleidingen, vernieuwde spelregels en werkwijzen nodig. Pas dan is de verzekeringstechnische en bedrijfsadministratie zodanig ingericht, dat snel en efficiënt verzamelen, consolideren, rapporteren over en beslissen op basis van de prestaties mogelijk wordt.

Voordelen van toepassing

Voor rapportage conform IAS moeten veel meer gegevens worden vastgelegd en verzameld. Terecht is dan de vraag of een en ander leidt tot een verzwaring van de administratieve lasten. Voor het totale Nederlandse bedrijfsleven is dat niet het geval. Bij verzekeraars ligt dat anders.

Waar zijn dan de voordelen te vinden?

De transparantie die de standaard IAS biedt, is handig bij het verschaffen of aantrekken van kapitaal. Extern gericht risk en credit management, beleggingsstrategie en communicatie krijgen met IAS een duw in de rug. Belanghebbenden worden effectiever geïnformeerd over de aantrekkelijkheid als investering, zakelijke partner of werkgever. Het gemeenschappelijke begrippenkader en opnieuw ingerichte proces biedt ook de mogelijkheid intern meer en beter op prestaties te sturen.

Op technisch vlak wordt hierop ingespeeld door de promotie van eXtensible Business Reporting Language (XBRL), een op open standaards gebaseerde gemeenschappelijke ‘taal’ ten behoeve van informatievoorziening aan financieel analisten, aandeelhouders en andere belanghebbenden. Nederlandse brancheorganisaties, accountantsfirma’s en leveranciers van financiële systemen hebben deze standaard inmiddels omarmd.

Conclusies

IAS biedt verzekeraars genoeg uitdagingen. Wie nu nog moet beginnen met de voorbereidingen is al erg laat. Cherry picking is niet toegestaan bij de interpretatie en toepassing van IAS. Een partiële aanpak waarbij alleen de interne accountant of financiële afdeling betrokken wordt, is niet effectief.  De bekende vraag naar meerwaarde, “What’s in it for me?”, kan gelukkig met voordelen beantwoord worden. Zo wordt de gedwongen toepassing van IAS een middel om beter op resultaten te kunnen sturen.

Bron: IAS Conversiemethode Cap Gemini Ernst & Young