Uitdagingen voor werknemers en leidinggevenden bij hybride werklocaties na COVID-19 pandemie

Van vóór de COVID-19 pandemie kennen we als kenniswerkers de drukke dinsdagen en donderdagen op kantoor, de overvolle liften tussen half negen en negen ‘s morgens en na half vijf ‘s middags. Het kantoor was de plek om overdag met je teams te werken, in een concentratiewerkplek alleen aan een taak te werken of rustig te kunnen telefoneren. ‘s Avonds na een overwerkmaaltijd kon je er terecht voor team meetings en opleidingen, zowel om te volgen als te geven. Thuiswerken was voor een toevallige mogelijkheid op een vrijdag.

En toen kwam 13 maart 2020 en werden we verplicht de laptoptassen in te pakken en naar huis te gaan. Thuiswerken werd de norm. Verwachtingen en plannen voor een terugkeer naar kantoor waren er voor de zomer. Vervolgens leek een hybride situatie vanaf september 2020 goed haalbaar. Helaas was het virus nog niet klaar met ons en de Nederlanders nog onvoldoende doordrongen dat het eigen gedrag het verschil maakt. In maart 2021 vierde ik de eerste verjaardag van 100% thuiswerken. Mijn werkgever (Capgemini) en opdrachtgever (Rabobank) bleven plannen maken voor een ‘nieuw normaal’, vriendelijk Hi Hybrid of @Anywhere genoemd, terwijl in de pers de maanden ervoor met name de kostenbesparingen door 25-50% op huur van kantoorruimte in te leveren werden belicht.

Elke werknemer maandelijks een paar tientjes bij het salaris vergoeden voor energiegebruik thuis – abonnementen voor internet en mobiele telefonie werden al jarenlang binnen de fiscale grenzen vergoed – is heel wat goedkoper dan 0,6 werkplek per FTE huren, inrichten, verwarmen, verlichten en schoonmaken.

Zie ook:

• Ondernemers zoeken naar het Nieuwe Normaal: moeten kantoren kleiner of juist groter? (Noordhollands Dagblad)
• Grote werkgevers gaan na corona kantoorruimte schrappen (NOS)

Wat je alleen kunt doen, doe je in principe thuis

Kenmerkend wordt straks dat wat je alleen thuis aan werk kunt verzetten, je vooral daar moet doen. Laptop en MS Teams blijven dus je gezelschap, hopelijk op een inmiddels goed ingerichte thuiswerkplek. Die zorgplicht heeft de werkgever, maar is praktisch veelal beperkt tot een beperkte vergoeding van aangeschaft meubilair (bureau, stoel), een externe monitor en een headset. Voor eigen rekening zijn en blijven bijvoorbeeld een laptopstandaard, standaards om de monitor(s) op ooghoogte te brengen, toetsenbord en muis, speakers en printer.

Zie ook:

• Hoe gaat onze post-pandemische werkdag eruitzien? (Marketingfacts)
• Infographic: helft van de thuiswerkers wil na corona meer thuiswerken dan ervoor (Emerce)
• If the future of work is hybrid, why do so many companies lack a vision for hybrid work? (McKinsey)
• What employees are saying about the future of remote work (McKinsey)
• What executives are saying about the future of hybrid work (McKinsey)

Samenwerken doe je op kantoor of in een andere ontmoetingsruimte

Er zijn momenten op een werkdag, vaak in de vorm van een meeting of workshop, dat je wilt en moet samenwerken met anderen. Sinds maart 2020 hebben we dat gedaan met Zoom of MS Teams meetings, elektronische white boards als Microsoft Whiteboard, Mural en Miro. Spaarpotjes voor euro’s voor elke keer dat een deelnemer sprak zonder z’n microfoon aan te zetten, check-in voor het sociale deel, energizers om bij de les te blijven en de hardnekkige gewoonte om ondanks korter dan een (half) uur geplande meetings toch te laten uitlopen om vervolgens in de chat mee te delen weg te moeten naar de volgende meeting.

De keuze om met een groep te gaan samenwerken en een geschikte locatie te kiezen c.q. een reservering te doen uit beschikbare ruimtes, blijft aan betrokkenen. Aangezien geen enkele werkdag volledig aan de vorm ‘samenwerken’ besteed wordt, voorzie ik hier een snelle teruggang naar oude taferelen als claimgedrag op schaarse ruimtes en de behoefte aan evenveel individuele werkplekken als er mensen in groepsruimtes van hetzelfde kantoor passen. Een alternatief waarbij individueel werk thuis gebeurt en de reistijd voor de uren ‘samenwerken’ als wel facturabel of als werktijd geschreven tijd als snijverlies wordt geaccepteerd, zou conform ontwerp zijn, maar persoonlijk als verspilde tijd worden ervaren.

Let wel, de volgepakte thuiswerkdagen van het achterliggende anderhalf jaar met back-to-back meetings van bijvoorbeeld half acht ‘s morgens tot vijf uur ‘s middags, kunnen niet geëvenaard worden met een terug naar vroeger of hybride nieuw normaal.

Leiding op afstand

Blijven leidinggevenden letterlijk en figuurlijk op afstand als teams per dag zelf mogen bepalen waar en wanneer gewerkt wordt? Ik ben tegen micromanagement als stijl. Toch heb je als leidinggevende je voelsprieten nodig om te zien en te ervaren hoe je mensen het maken. Dat kon het afgelopen anderhalf jaar met periodieke online meetings met een heel team, bilaterale gesprekken en handig inhaken op de status ‘beschikbaar’ in MS Teams. Afgezien van vergaderingen met andere leiders die prima online kunnen, is veel van het werk van leidinggevenden een mix van zelf aan allerlei administratieve klussen werken èn beschikbaar zijn voor spontaan aanlopende medewerkers, ad hoc hulpvragen. Weet je op afstand genoeg wat er speelt en hoe het met de mensen gaat?

De balans tussen willen zijn waar je mensen zijn, zelf ook weer face 2 face ontmoetingen hebben, het soms op serendipiteit gebaseerde spel van beïnvloeden, ontdekken, innoveren, collectief vieren en rouwen en denken thuiswerkend productiever te zijn, is precair.

Zie ook:

• Zo willen we werken: interviews met leidinggevenden (Anders reizen)
• Terug naar kantoor? Dat wordt nog een hele puzzel (FD)

Binding, energie en carrièreperspectief

In het eerste jaar van de pandemie zakte in medewerkers tevredenheidsonderzoeken de energie (ga je met zin naar je werk, heb je energie genoeg over aan het eind van de dag, kun je werk en privé voldoende scheiden) maandelijks dalen. Houd je voldoende binding met collega’s en je leidinggevende met online borrels en kerstdiners, informele practice meetings en een app die random een collega aan je koppelt voor een virtuele bak koffie samen? Verloop van personeel is bijzonder deze maanden. Vergelijkbare bedrijven kampen met dezelfde omstandigheden (thuiswerken, online onboarding, etc.) en kennen nu ook geen reistijdproblematiek. Alleen veel kleinere organisaties permitteren het zich om fysieke personeel op kantoor te laten komen voor werkzaamheden.

De afgelopen maanden neemt de drukte op de wegen alsmaar toe, ook al is het advies van premier Rutte om zoveel mogelijk thuis te werken, niet herroepen of versoepeld. Ik maak weleens grappen dat ik vermoedelijk net bij en voor die bedrijven werk die de overheidsmaatregelen wel braaf (en vanwege hun internationale verantwoordelijkheid en reputatie nog strikter) volgen en op een gegeven moment thuis word gebeld, dat de rest van Nederland alweer op kantoor te vinden is.

Hoe kun je excelleren, je omgeving zo goed mogelijk dienen, (h)erkend worden bij leidinggevenden en hogere echelons achter je laptop? Gaan de online alternatieven voor hackatons, borrels, trainingen en dergelijke binnenkort vervelen? Hybride versies met tegelijkertijd aandacht voor de fysiek aanwezigen en de thuisblijvers zijn lastig en weinig effectief. Vraag dat anders je kinderen maar die naar de middelbare school gaan en maandenlang met dat model ervaring hebben opgedaan. En vraag ook hun docenten eens op een volgende (online) ouderavond naar hun ervaring. Zelf kies ik tijdens cursussen voor onverdeelde aandacht, en geef ik hetzij online, danwel offline training.

Het zijn de uitdagingen die we deels met verstandige ontwerpkeuzes vooraf en praktijkervaring moeten aangaan. Daarbij moet niet wat ik (vandaag) wil voorop staan, maar wat voor de groep, organisatie, halen van doelen, etc. belangrijk is prevaleren. En ja, dan wellicht weer om zes uur op, haasten om de trein te halen en herontdekken wat een file is.