Praktijkervaringen met Teams, Webex, Zoom en Hangouts voor online vergaderen, trainen en webinars

Het verplicht thuiswerken sinds 13 maart bracht de noodzaak om per direct alternatieven te hebben voor een reeks aan ontmoetingen, trainingen en overleggen die anders bij de koffiehoek, in een klaslokaal of vergaderzaal plaatsvonden, te faciliteren. Nu was ik sinds Q3 2019 al Microsoft Office 365 Champion na flink wat uren training en uitproberen, had ik al vaak webinars met Skype for Business, WebEx en Adobe Connect meegemaakt en regelmatig calls via Skype for Business. Mensen weten me te vinden met vragen over Microsoft Teams. Want waarom niet een vergadering met een stuurgroep of een cursus voor pleegouders op dezelfde leest schoeien als de training op vier maandagmiddagen die in plaats van 16 maart in Rotterdam op kantoor van een klant ‘s morgens vroeg zijn omgezet naar online trainingen via Teams? In onderstaande gang langs hulpmiddelen ga ik ervan uit dat je een sessie wilt houden voor hooguit enkele tientallen deelnemers en zoek ik niet de precieze grenzen op.

Zoom in or out?

Deze weken geven ook de gelegenheid om te experimenteren met andere, nieuwe hulpmiddelen. Zo is Zoom in (te) korte tijd populair geworden, maar kampen de makers met enorme uitdagingen om de veiligheid van toevertrouwde klantgegevens en geregistreerde opnamen te beveiligen. Bij het lezen van diverse blunders van Zoom en het in minstens drie Amerikaanse staten onderwerp van juridisch onderzoek zijn, ben ik voorzichtig nog eens een Zoom te gebruiken na de eerste kennismaking op 1 april.

Ik mag Zoom niet gebruiken in de context van de huidige klant (waar Microsoft Teams en Skype for Business gebruikt moeten worden). Google heeft het eigen personeel verboden Zoom te gebruiken. Dat verbod geldt overigens voor de desktop versie, de mobiele app mag wel gebruikt worden. Reken maar dat er een goede reden voor is.

Ik zie de applicatie gebruikt worden in webklassen van onze jongste dochter (waar Microsoft 365 de norm is) en de tweewekelijkse tienerclub. De gratis versie wordt er gebruikt, waar een maximum van 40 minuten op één sessie zit. Niet handig dus bij vergaderingen, trainingen, e.d. die langer duren.

Ik vind zelf de appels-met-appels vergelijking van negen tools om webinars te hosten van ActiveGrowth een erg nuttige. Hier geen opsmuk of product placement, maar een nuchtere kijk op prijzen en functionaliteit culminerend in een eliminatie van kandidaten en verrassende winnaars.

Google Hangouts, Meet or lock-in?

Voor Google Hangouts, het medium was bijna opgegeven, is eenvoudig in gebruik. De organisator heeft een Google account nodig. Door ‘externen uit te nodigen’ kunnen ook mensen zonder een Google account deelnemen.  Google heeft een goede helpfunctie om je op weg te helpen.

Het oude Hangout met minimalistische user interface is dood, maar werd opgevolgd door twee nieuwe tools voor zakelijk gebruik, Hangouts Meet (video conferencing) en Hangouts Chat (room-based messaging). In april 2020 werd Hangouts Meet hernoemd naar Google Meet en ook de Chat applicatie zal Google Chat gaan heten.

Webex heeft veel inclusief

Webex dat ook al jaren op de markt is, is in de afgelopen weken in de gratis versie functioneel flinks uitgebreid om belangstellenden niet naar de concurrent te laten overstappen. Zo is er geen bovengrens van 40 minuten vergadertijd, kun je met 100 mensen deelnemen, worden inbelnummers beschikbaar gesteld en zijn er opties om je desktop, toepassingen, bestanden en whiteboard te delen. Met opties als Interactive whiteboards, doorzoeken van berichten, bestanden en gebruikers, prikborden, emojis, GIFs en beschikbaarheid status delen heeft het platform al veel van Teams.

Ik woon elke maand enkele webinars en vergaderingen bij via Webex, ben zeer te spreken over de geluidskwaliteit via de computer, kan desnoods (onderweg) via een lokaal inbelnummer deelnemen. Webinars zijn ook via Android en iOS apps te volgen.

Microsoft Teams

Natuurlijk kun je gebruik maken van het voor de komende maanden gratis beschikbaar gestelde Microsoft Teams voor een incidentele online vergadering of training. De echte kracht van het online samenwerken programma – de applicatienaam is niet toevallig – zit in de integratie met andere Microsoft 365 producten, zoals Office, Yammer, SharePoint, etc. Dan gaan de mogelijkheden veel verder dan een groepsvergadering of je scherm delen met deelnemers, zoals dat al jaren in Skype for Business kon. Chats zijn persistent, je kunt online samen op whiteboards, planningen en documenten werken, hebt direct toegang tot gedeelde documenten, agendabeheer en een keur aan integratie met andere (web) applicaties als Slack, JIRA, Azure, Trello en Zendesk. Eerst maar eens een live event voor elkaar maken 😉

Dankzij de licenties die Microsoft voor de suites heeft verkocht aan allerhande bedrijven, organisaties en onderwijsinstellingen is de kans groot dat je via je kinderen of op je werk al kennisgemaakt hebt met Teams. Misschien gebruik je nog steeds Skype for Business veel en staat de Teams applicatie te verpieteren in je Windows startmenu. In dat geval raad ik je aan snel over te stappen. De audio- en videokwaliteit in een Teams meeting is veel beter dan een Skype for Business meeting, zo merk ik elke dag weer. Voor de duidelijkheid; dagelijks heb ik 10-15 overleggen via Teams en nog spaarzaam met Skype.

Het argument om in plaats van Teams Zoom te gebruiken dat ik laatst regelmatig hoorde – in Zoom kun je foto’s achter jouw talking head plakken als achtergrond – komt te vervallen in de april 2020 update. Deze brengt:

1. Aanpasbare achtergronden tijdens videovergaderingen (de al aangehaalde Zoom functie. Deze komt bij de … optie als Achtergrondeffecten op de plek waar nu Achtergrond veragen / blur my background staat).
2. Hand opsteken tijdens videovergaderingen (zat eerder al in Adobe Connect. De functie komt onder een knop met ‘handjes’).
3. De videovergadering handmatig beëindigen in het … menu. Je had al de Ophangen knop, dus dat lijkt me wat dubbelop.
4. Aanwezigheidsrapport downloaden via de knop Toon deelnemers. Als je daar een pijltje naar beneden klikt, krijg je een CSV bestand met daarin de namen van de deelnemers, wanneer ze ‘binnen zijn gekomen’ en wanneer ze de videovergadering hebben verlaten.
5. Digitale activiteit van deelnemers in Teams monitoren.

De update brengt ook een multi-window feature, waarmee gebruikers verschillende vensters kunnen gebruiken voor elke chat. Microsoft heeft interoperabiliteit toegevoegd door gebruikers de mogelijkheid te geven om te bellen via spraak en berichten te sturen vanuit Teams naar Skype accounts, net als andersom, hoewel deze feature eerst ingeschakeld moet worden in Teams organisatie. Microsoft Teams ondersteunt nu een maximum van 10.000 leden per teams, tot het voorgaande limiet van 5.000.

Er komt binnenkort nog meer, zoals:

1. Meer personen in beeld hebben tijdens een videovergadering
2. Meerdere chatschermen tegelijkertijd open hebben
3. Kalender van het team beschikbaar maken in Teams
4. Deelnemers standaard minder rechten geven in een Teams vergadering.

Eén voorbehoud dan

Hoe meer media je toevoegt aan je eigen suite, hoe meer kanalen je moet beheren en beheersen. Als één van de genoemde pakketten goed bevalt, zorg er dan voor dat je het echt onder de knie krijgt. Deïnstalleer niet gebruikte alternatieven na een proefperiode. Als je bedrijf of organisatie een standaard heeft, bijvoorbeeld Microsoft 365 met Teams of Cisco’s Webex, ga dan niet voor zakelijke doelen kl**ien met Hangouts, Facetime, Zoom of WhatsApp. Want wil je je bedrijfskritische of privacygevoelige gegevens zonder voorbehoud delen met Google,  Facebook of een blunderend Zoom? Frankwatching deelde onlangs wat tips voor het zelf zo goed mogelijk omgaan met Zoom. Deze tools verzamelen privacygevoelige gegevens rond deelnemers, kunnen camerabeelden koppelen aan de enorme beeldbanken en zo aan herkenning van personen doen en met de volledige namen van deelnemers is snel een social graph te fabriceren.