BPUG seminar 2019: EmPowered by Innovation

Alweer voor de 22e keer organiseerde de Best Practices User Group (BPUG) een jaarlijks seminar in de Jaarbeurs in Utrecht. Dat de wereld in hoog tempo verandert, is de constante factor, en dus ook de standaard opening slide in menig presentatie. Voor deze editie met thema EmPowered by Innovation was het zoeken naar het causale verband tussen innovatie en het vakgebied project-, programma- en portfoliomanagement. Vanuit ons vakgebied brengen we veranderingen in organisaties teweeg, innoveren we. Hebben innovaties ook veranderingen in het vakgebied tot gevolg? Om zo dicht mogelijk bij antwoorden te komen heb ik een persoonlijk programma samengesteld. Mijn indrukken en lessen deel ik graag met je.

Daniëlle Hellebrand – Het sociale brein; essentieel in dit digitale tijdperk!

Danielle wil met publiek pratenDaniëlle Hellebrand is spreker, schrijver en coach over neuroleiderschap. Na de Hogere Hotelschool in Maastricht heeft Daniëlle Hellebrand 20 jaar als leidinggevende in de Recruitment, HR en Outsourcings-branche gewerkt. In 2011 heeft ze haar baan opgezegd en zich volledig ondergedompeld in de wereld van de psychologie, (interpersoonlijke) neurobiologie en een van de hardst groeiende onderzoeksgebieden; neurowetenschappen.

De mens is een sociaal wezen. Onze behoefte aan vertrouwen, bescherming en verbinding is enorm. Samenwerken is cruciaal om te overleven als soort. Hoewel ‘sociaal brein’ als een keurig afgebakend geheel klinkt en Hellebrand stelt, dat dit rond het achtste levensjaar stopt met groeien…..en we dus als volwassene nog steeds dezelfde pijntjes, verdrietjes en vreugde kennen als een achtjarige, komt over als een simplificatie van toch al popular psychology werken. Niettemnin werken neurologen enthousiast aan onderzoek op dit relatief jonge veld aan toetsen van hypothesen. Eerst maar even een zijstap naar een Youtube met uitleg.

Seminargangers laten staand of juist zittend in antwoord op vragen van Daniëlle zien dat Catherine Price’s nieuwe boek How to Break Up With Your Phone wellicht een beter geschenk kan zijn bij dit event dan het Agile Scrum Handbook. Best wel ontluisterend hoe moe mijn vakgenoten na een dag werken is en hoe standaard opstaan en naar bed gaan met de smartphone in de hand in plaats van aandacht aan gezin en geliefde te geven. Sowieso kan ik dan het donderdagmiddag na afloop van het seminar in de trein terug gelezen boekje Sleeping Hacks: 20+ Methods to Help You Sleep Better at Night van Edward Krets aanbevelen.

Dat het gros van ons handelen bepaald wordt door onbewust denken, het pijlsnelle systeem versus het doordenken, bewust beredeneren in het trage tweede systeem uit het werk van Daniel Kahneman. Hoezeer vertrouwen en veiligheid ertoe doen, illustreert Daniëlle goed. In dat kader tip ik het onlangs gelezen boek The Culture Code, waarin naast het Aristotle Project van Google veel andere casuïstiek succesfactoren voor een productief team aandraagt. En dat als je, net als de docent Algemene Economie tijdens mijn eerste jaar, studenten expliciet vraagt om zich heen te kijken om te beseffen dat de helft volgend jaar niet meer erbij is, dat een negatief stempel drukt op belonging. Overigens klopte het bij Economie in 1989 wel degelijk. In 1973 ging het in The Paper Chase al net zo.

Daniëlle tipte tenslotte de Pixar film Inside Out (2015) en de TED talk van Robert Waldinger – What Makes a Good Life. Time management en snoeien in de hoeveelheid slides die je redelijkerwijs in drie kwartier op mensen mag afvuren zijn tips voor de spreekster.

Gert-Jan Waterlander en Rutger Jan van Schie – Begin bij het begin: een goed idee! 

Een goed idee start een goed projectOud Capgemini-collega Gert-Jan Waterlander heeft project-, programma- en portfoliomanagers ondersteund door middel van het opzetten en managen van PMOs. Nu helpt hij vanuit JSR Consulting  – niet toevallig ook het bedrijf waar BPUG Seminar mede-organisator Ruud Peltzer werkt; JSR is één van de sponsoren van het evenement – organisaties bij het verbeteren van project- en portfoliomanagement door optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden die Office 365 biedt. Rutger Jan van Schie heeft vele organisaties begeleidt in het optimaliseren en professionaliseren van project- en portfoliomanagement. Hij beweegt zich graag op de snijvlakken van proces, mens en technologie. Hierbij ligt het accent op de inzet van Microsoft technologie ter ondersteuning van projectsucces.

Voor ideation kun je natuurlijk faciliteren van workshops of brainstorming practices toepassen….of een lichtgewicht ideemanagementproces en het op Microsoft Office 365 ontwikkelde Edison365 Ideas gebruiken. We oefenden aan de hand van een fictieve case rond Drone Solutions. Een speelgoed drone voor het prijswinnende idee. Wie wil dat niet? Voor de rest een grijze, linnen tas van Edison 365. Ook nuttig 😉

Jaap van der Deijl – Het Praktijklab: Hoe voer ik kleine en niet complexe projecten op innovatieve wijze uit met WISP

Introductie WISPJaap van der Deijl is één van de acht grondleggers van het IPMA certificeringsprogramma. Tot 2000 was hij lid van de IPMA Certification Validation Management Board certification board gezeten. Jaap introduceerde namens de APMG PRINCE2 in 1996 en rolde de projectmanagementmethode uit in de Benelux. Hij heeft het eerste overzees kantoor van APMG International in Nederland opgezet en was verantwoordelijk voor accreditatie en certificering in de Benelux. Ook is hij grondlegger van WISP. Hij heeft programma’s en projecten uitgevoerd in Europa, Zuid Afrika, Rusland en Afghanistan. Hij is nog steeds actief als trainer bij de TPG Academy, consultant en projectmanager.

Invullen van WISP projectbordWorking in Simple Projects (WISP), in het Nederlands Werken in eenvoudige projecten, is een op PRINCE2, PMI en IPMA gebaseerde projectmanagementaanpak dat op maat gemaakt is voor niet-complexe projecten (tot en met IPMA-C) met zeven templates en taalgebruik dat toepassing vanaf MBO niveau 2 leerlingen mogelijk maakt. WISP is een innovatieve projectmanagementmethode die goed bruikbaar is voor kleine en niet complexe projecten voor zowel Studenten ROC’s, Hoge Scholen, maar ook het MKB. Afgelopen jaren heeft Jaap met het ROC Rivor in de Gelderse streek Rivierenland samengewerkt aan het professionaliseren van het Praktijklab. Binnen het Praktijklab voeren studenten projecten vanaf de start tot overdracht uit voor het MKB. De projectmanagementmethode WISP wordt als standaard hiervoor gebruikt bij ROC Rivor en wordt ingebed in zowel het theoretische deel als het praktijkdeel.

We oefenden in groepjes om aan de hand van een beknopte projectopdracht een eerste invulling van een projectbord (project canvas) te doen met op te leveren producten, de onderbouwing (waarom) en doelstellingen, risico’s, budget en dergelijke. ‘Natuurlijk’ was de tijd in deze korte workshop onvoldoende wat studenten met WISP in één week mogen doen, onvoldoende. Toch goed om WISP, projectmanagement, maar dan eenvoudig, eens van dichterbij te zien.

Annelot Verbruggen en Fleur Poiesz – The Agile Transformation Journey- A Microsoft Perspective

Agile Transformation from Microsoft perspectiveAls Service Delivery Manager bij Microsoft helpt Annelot Verbruggen organisaties om digitale transformatie mogelijk te maken en daarbij het meeste uit hun Microsoft-technologie te halen. Annelot heeft een passie voor Agile samenwerking en gelooft dat het creëren van de juiste cultuur de sleutel is tot een succesvolle Agile-transformatie. Annelot deed bij de TU Delft haar Master onderzoek naar A project manager’s journey towards agile project management’. In 2018 won ze er de IPMA-NL & PMI-NL Dutch Projectmanagement Master Research Award mee. Als product specialist voor project- en portfoliomanagement oplossingen van Microsoft helpt Fleur Poiesz organisaties met de digitale transformatie en zorgt zij ervoor dat het projectportfolio in lijn is met de strategische doelstellingen.

Het accent bij Microsoft verschuift per paar jaar om de eigen product suite relevant te houden. Het twintig jaar geleden door Bill Gates geschreven Z@akendoen met de snelheid van een gedachte gebruikmakend vann een digitaal zenuwstelsel aan de vooravond van de internet bubble staat fier in mijn boekenkast. De informatiesnelweg, kenniswerker, digitale nomade en teams kwamen in de spotlights. Van Outlook naar SharePoint en tegenwoordig Teams als centrale plek om documenten, afspraken en taken te ontsluiten. Agile is een journey en een paraplu van cultuur(verandering), tools en processen, projecten blijven voor een groot gedeelte mislukken en de mix van generaties op de werkvloer stellen eisen aan de manier van samenwerken. Opvallend en wat mij betreft onjuist was de opmerking dat road manager en change manager in het overzicht met nieuwe rollen voor de zichzelf opnieuw uitvindende projectmanager expliciet niet-projectmanagement gerelateerde invullingen zijn. Lees de literatuur voor de eerste en kom een keer een bakkie doen in Amsterdam Zuidoost voor de tweede.

Marion Braams en Jannette Brokke – De Virtual Knowledge Factory: Hoe bereik je geweldige resultaten in je werk en/of project zonder de inzet van een vast team?

Opdrachten voor oingewone agile teamsMarion Braams is sinds 2 jaar directeur bij het Clean Mobility Center, waar ze de puzzel legt die schone mobiliteit heet. Ze is gedetacheerd vanuit CGI, waar ze als Vice President Expert Energietransitie en Infrastructuur zich inzet voor een vlotte energietransitie. Marion is regelmatig spreker op congressen over duurzaamheid. Ze bekijkt iedere bestaande situatie steeds met een frisse blik, met in het achterhoofd altijd de vraag “als het niet kan en toch moet, hoe pak ik dat dan aan?” Jannette Brokke is sinds 2 jaar verantwoordelijk voor het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen bij CGI. Hiervoor werkte ze meer dan 10 jaar als projectmanager bij onder andere KPN aan internationale projecten. Ze geniet van het behalen van resultaten, vooral bij tegenwind. Jannette’s motto is: “Samen ontdekken we wel wat werkt”.

RetrospectiefWaar de Scrum theorie stabiele, cross-functionele teams met enkele gedefinieerde rollen veronderstelt die iteratief en incrementeel aan een product werken, ‘gewone Agile’ volgens de dames, zien ze bij CGI in de Virtual Knowledge Factory voor bankzitters en om wat voor reden dan ook tijdelijk beschikbare coillega’s – bij Capgemini hebben we de Collaboration Zone waar dergelijke collega’s in teams aan kleine, kortdurende opdrachten werken – de uitdaging van ‘ongewone agile’. Wat als de product owner om de paar weken kan wisselen? Wat als er (on)regelmatig teamleden in- en uitstromen? Haal je dan toch resultaten en wat moet je daarvoor regelen?

Ideeën voor volgende BPUG seminrarsOm dit te oefenen, kiezen we eerst één van de acht thema’s, komen bij onbekende mensen in een groepje en kunnen direct aan de slag om in een kwartier tijd het eerste MVP op te leveren. In mijn geval: ideeën voor thema’s van volgende BPUG seminars. Na de eerste sprint vertrekken twee groepsleden en krijgen we één nieuweling. Interessanter dan de best wel concrete resultaten die we boeken, zijn de constateringen, dat het getalsmatig kleiner worden van de groep (van vier naar drie) de communicatie versoepelt, het belangrijk is om de nieuweling op te nemen, bij te praten en volwaardig deel van de groep te laten zijn. Bijvangst is een handvol – volgens ons natuurlijk goede – ideeën voor thema’s voor 2020 en verder.

Verplichtingen ‘s avonds om een groeigroep te leiden verhinderen de gaan luisteren naar de afsluitende keynote Empowered by Computational Thinking van Kjell van der Giessen (Hogeschool Utrecht). De indrukken daarvan lees ik graag bij andere bloggende bezoekers.

Zie ook de fotoreportage van de BPUG zelf.