Tips voor takenbeheer met Wunderlist

to-do-listIk heb jarenlang mijn takenbeheer gedaan met Microsoft Outlook Tasks. De laptop van mijn werkgever synchroniseerde deze taken via Microsoft Exchange met aanvankelijk de BlackBerry Taken app en na de overgang naar Android de app Task & Notes.

In september 2016 werd BlackBerry’s Good Work en Good Access, twee onderdelen uit de veel grotere Good Enterprise  Mobility Management Suite geïntroduceerd om een scheiding aan te brengen tussen privé en werkgegevens ondanks en dankzij de Bring Your Own Device policy. Alles goed en aardig, maar een oplossing zonder Good Tasks laat de gesynchroniseerde gegevens beperkt tot agenda, contactpersonen en email. Taken en Notities wodrden niet geacht gebruikt te worden, dus wel. Dergelijke verplichte nummers getuigen van een hoge mate van ivoren toren denken en onvoldoende bij de dagelijkse praktijk stilgestaan te hebben.

Voor het aanleggen van notities heb ik Microsoft OneNote en het bewaren van na te lezen webpagina’s Pocket (voorheen: Read it Later). Voor het takenbeheer kon ik op zoek naar een device onafhankelijk, dus cloud, alternatief, dan maar zonder de safe container die Good heet.

Net zoals bij eerdere pogingen tot een unified address book te komen, zijn Microsoft (tegenwoordig ook eigenaar van Wunderlist) en dergelijke bedrijven niet in de markt voor hippe exportfuncties, goed werkende integratie met 3rd party applicaties en willen help pagina’s je regelmatig meer vragen laten oproepen dan beantwoorden.

Selectie van Wunderlist

Als Outlook Taken gratis is, beschikbaar gesteld door werkgever of mijn eigen Office 365 account dat ik dankzij mijn middelbare schoolonderwijs genietende dochter heb, moet een vervanger ook gratis zijn. De Microsoft Outlook app op Android ondersteunt geen taken. Daarvoor had ik al voor een paar dollar de app Tasks & Notes aangeschaft. Die kan nu de prullenmand in, omdat de werkgever geen pushmail via Exchange meer faciliteert.

Trello gebruik ik ook in de projecten bij de klantorganisatie, maar een privé Trello ernaast kan weer niet op de mobiel. Uit de vergelijkingen op the guardian en minterest die ik heb gelezen tussen diverse to-do applicaties springt de gratis versie van Wunderlist er toch wel uit. OK, installeren dus.

Wunderlist pro 12 maanden als bedankje van T-Mobile

Bij de installatie van de Android app van Wunderlist krijg ik een pop-up, dat mijn telecom provider T-Mobile ervoor heeft gezorgd, dat ik 12 maanden gratis van de Pro versie gebruik kan maken. Niet dat ik anders €45 per jaar (!) voor de paar extra functies over heb trouwens.

screen_shot_2014-09-02_at_3-34-39_pm

Wunderlist in Outlook?

Microsoft als eigenaar van Wunderlist heeft voor een integratie in outlook.com gezorgd en beweert ook de desktop versies van Outlook (2013, 2016) te ondersteunen. Dat is een leugen gebleken. De plugin installeert niet lokaal en werkt dus alleen in de webomgeving van outlook.com. Maandenlang om updates vragen of gewoon een wel kloppend antwoord op vragen is teveel gevraagd van de ontwikkelaars.

Ik vond de gratis Wunderlist for Outlook van Yasoon. Dat is een 30-dagen te proberen versie. De add-in installeert moeiteloos, maar werkt niet. Geen van de in Outlook aangemaakte taken in de Wunderlist folders (takenlijsten) wordt gesynchroniseerd, hoewel de synchronisatie-instellingen helemaal goed staan. Ook niet na herstarten van Outlook, deïnstalleeren en opnieuw installeren. Vooral géén geld aan besteden dus.

Weg uit Outlook vinden

Exporteren van Outlook Taken in een CSV bestand bleek ook heilloos. De aantekeningen bij diverse taken of de hyperlinks laten de exporteerfunctie herhaaldelijk crashen en Outlook vastlopen. Zoeken naar import tasks in de Wunderlist support pagina’s levert ook geen soelaas. Import en export functies zijn al tijden verbeterpunten voor de app. De vendor lock-in is zichtbaar. Dat er betaalde tools als Todoport zijn, geeft te denken. Je zit snel vast aan een takenbeheerder en komt er niet pijnloos weg.

Integratie met andere applicaties en meldingen

Eerst het zuur, dan het zoet. En dus kopieer en plak ik de tientallen taken dan maar vanuit Outlook over in Wunderlist. Met Zapier maak ik een paar scripts die me nieuwe Pocket items en vermeldingen op één van de Trello borden als taken in Wunderlist opleveren. Een dergelijke integratie met LinkedIN voor nieuwe contacten zit nog niet in Zapier, jammer. Voor de browser integratie installeer ik de Add to Wunderlist extension. wunderlist-meldingen-instellingenEven opletten is het bij de vraag van Wunderlist om op de laptop ook bureaubladmeldingen te mogen weergeven. Niet doen, want als je je smartphone ook bij de hand hebt, poppen driemaal dezelfde herinneringen op (smartphone push melding, Wunderlist web applicatie en bureaubladmelding). Eenmaal is voldoende. Uitzetten kan op de Wunderlist website bij Accountinstellingen – Meldingen.