BPUG Seminar 2015 over besluitvorming: het spel of de regels

bpug2015Het 18e Best Practice Seminar van BPUG had een veelzijdig aanbod rond de vele dagelijkse besluiten in het speelveld van projecten, programma’s en portfolio’s. Het gaat niet alleen om de uitkomst, het besluit, maar ook om het besluitvormingsproces. Mijn universitaire afstudeerrichting Bestuurlijke Informatiekunde in een 2015 jasje. Wie weet het spel goed te spelen, wie beroept zich liever op de regels? Weinig tot geen best practices vandaag geprogrammeerd, of mochten we die tussen de regels door zelf destilleren?

Bibliotheek Utrecht: besluitvorming binnen de bewegende omgeving

Programmamanager Pim Venema opende zijn keynote over de besluitvorming binnen de bewegende omgeving rond de nieuwe locatie voor de Centrale Bibliotheek. Als manager vastgoed Projectorganisatie Stationsgebied Utrecht presenteerde hij in 2013 elders. Het programma had willen verbinden, herstellen en betekenisgeven. Van alleen een nieuwe huisvesting voor de openbare bibliotheek ook woningbouw, parkeergarage, een gesubsidieerde arthouse bioscoop en een park aan een stuk teruggebracht Leidsche Rijn op het Smakkelersveld tussen Vredenburg en het spoor in hartje Utrecht. Hij komt er……niet.

Twee selecties uit de gefilmde evaluatie gaven het publiek een beeld. Een gefrustreerde architect, verbaasde projectdirecteur, bewogen gemeenteambtenaar, balende bibliotheekdirecteur en draaiende politici. kantelende meerderheid, bestuurlijke continuïteit in de gemeenteraad, uiteindelijk 12 miljoen gemeenschapsgeld down the drain…..zonder nieuwbouw in welke variant dan ook maar. En in een decennium zijn er 10+ onderzocht, er is gewikt en gewogen. Wie betaalt, bepaalt, maar wat als je als je als politiek bestuurders eigenlijk op de stoel van vastgoedontwikkelaar of belegger zit? Gelden de regels van de ratio, inclusief de foutieve tot 95% in plaats van 100% optellende waarden in een spreadsheet tijdens de aanbesteding? Of toch de verleiding van beslissers? Of is de politieke brandbaarheid de ultieme doodsteek voor dergelijke complexe bouwopdrachten?

 


Presentatietechnisch viel er wel wat af te dingen op Venema’s keynote. Want de films vertelden het verhaal, de echte lessons learned werden niet benoemd. En aan het eind gaf Venema aan zelf alweer anderhalf jaar in gesprek te zijn met marktpartijen voor een soort van doorstart. Nergens zelfreflectie, of de indruk het nu anders aan te pakken. Jammer.

Besluitvorming in crisissituaties

Fred Bruls (Lagant) en Nanne Wams (Ordina), de eerste duopresentatie die ik vandaag zag, zetten herhaaldelijk de toehoorders in de stand bewust onbekwaam als het gaat om continuïteitsplannen en crisismanagement. Een presentatiewijze met hoog afbreukrisico. De context van het tweetal was advieswerk bij overheden en grote bedrijven en de krijgsmacht. Crisis en ramp zijn in de wet net anders gedefinieerd dan je zou verwachten. En zo zit het ook bij het handelen van mensen in de stappen melden – opschalen – respons geven – nazorg verlenen – terug naar normaal gaan. De City of London was het voorbeeld van hoe het wèl moest. Als eenling kun je niet alles wanneer je onder druk moet presteren. De gebrekkige capaciteiten in dergelijke situaties deden me denken aan het net uitgelezen Performing under Pressure van Hendrie Weisinger.

Besluitvormingsmodellen als Beeldvorming – Oordeelsvorming – Besluitvorming (BOB) of John Boyd‘s Observe – Orient – Decide – Act met feedback loops (OODA loop), in de al aangehaalde studie BIK heb ik er vele gezien, hebben toch nog teveel het aura van een rationeel handelend mens. Natuurlijk voorbereiden is goed, hoeft niet altijd, sommige rampscenario’s zijn gewoon dikke pech, onverzekerbaar of beyond imagination.

Intermezzo

In de pauze kon je natuurlijk eten en drinken, netwerken, of via elektronische netwerken je mail checken. Bij Fortes kon je meedoen aan het grote Ja/Nee spel, een quiz vol vragen over Koningshuis, voetbal, projectmanagementmethoden…en een stapel bordspellen meenemen. Helaas viel ik uit op de vraag over de jaarlijkse omzet in de gaming industrie in Nederland.

Besluiten met impact

Remi-Armand Collaris (Lagant) en Linda Dorlandt (FloraHolland) wilden in drie kwartier zowel de theorie van het maken van impact maps (op basis van het boek Impact mapping), kwelgeesten duiden die eigenlijk aannames zijn bij je stakeholder analyse en benefit mapping, èn een praktijkoefening doen. Daarvoor werd Chip Heath‘s Decisive gebruikt. Belangrijk is het aantal alternatieven groot genoeg te houden in het begin, aannames te toetsen, afstand te creëren voordat je de knoop doorhakt en **moeilijk** rekening te houden met je ongelijk.

Impact mapping begint met het doel, daarna het hoe en dan het wat, dezelfde volgorde als in de golden circle in het boek Start with why van Simon Sinek. Slim zijn er wel de belanghebbenden (wie kan je helpen en wie zou je kunnen tegenwerken) tussen het waarom en hoe gevlooid.

Voor de oefening met al klaarliggende impact map op A1 formaat, stickers en opdrachtbeschrijving met een handvol onbekende andere projectmanagers bleef welgeteld 5 minuten over. Jammer, want dat was te kort. Dus toch maar eens de boeken opsnorren en verdiepen. Op http://www.praktischopweg.nl/bpug2015 binnenkort de materialen.

In time & budget – when agility doesn’t lead to chaos

De Duitser Stephan Brendel van APMG International nam ons mee langs casuïstiek van US Airways 1549 (geslaagde noodlanding op de Hudson River, terwijl de luchtverkeersleiding de procedures volgend nog steeds wilde weten op welke landingsbaan het vliegtuig zou nemen).


Individuals and interaction over process & tools. Als het Agile Manifesto, vertaald naar scrum toepassing in IT een haarlemmerolie wordt, zijn er toch vraagtekens te zetten. Denk aan:

  • lastige inzetbaarheid bij IT security of gegevensbescherming.
  • gebrek aan documentatie.
  • make over buy., zelf programmeren is betoverend geworden.
  • architectuur.
  • complexe business cases.

Scrum is verworden tot een afruil tussen wat je wanneer krijgt. Aansturing, effectiviteit en efficiency van wijzigingen, stakeholder management, commitment, business case herberekeningen en het wijzigingsproces zelf laten zich in een out-of-the box agile aanpak als scrum lastig organiseren.

Het voorbeeld van open mijnbouw in Noordrijn-Westfalen ten westen van Keulen laten de mogelijke impact van een project zien. Generaties hebben nog te maken met de gevolgen. Zeker geen inkopper voor een agile project manager.

Vervolgens een vergelijking tussen het nog altijd niet geopende nieuwe luchthaven van Berlijn Brandenburg met de aanleg van Maasvlakte 2 in Rotterdam. Stakeholder management lijkt hier hèt verschil te maken. Het is geen hogere magie, maar de toepassing doet ertoe.

Wat Brendel betreft: laat je hersens werken, haal de hype-factor van de methode, denk aan cultuur en bestuur.

Hoe onbewuste spelpatronen besluitvorming belemmeren

Carel Daams en Renate Werkman vonden elkaar in de waardering voor Werkmans promotieonderzoek naar ongeschreven regels in organisaties. In 2006 publiceerde ze Werelden van verschil. Doel van het duo is zoeken naar meer vertrouwen en minder controle om soepeler en plezieriger samen te werken.

Het gaat hierbij om patronen volgens het systeemdenken van Peter Senge te duiden in de niet ter discussie staande ongeschreven (gedrags)regels. Het zijn circulaire patronen vanuit dominante denkbeelden, overtuigingen en niet getoetste aannames. Verschillende cycli beïnvloeden en versterken elkaar. Het willen toedekken van een ontsporend project kan dan maar zo leiden tot meer regelzucht, een politieke dimensie, grenzeloosheid en dan doordrukken van beslissingen. Dergelijke factoren leiden tot een onderstroom die niet makkelijk te ‘pakken’ is en tegen de rationeel verklaarbare oorzaak-gevolg bovenstroom ingaat.

Aanknopingspunt voor interventies zijn het boven water krijgen van dominante aannames. Spelpatronen herkennen is echter geen recept. Wat ook de toepasbaarheid van een dergelijk recept is een aanname.

PRINCE2 Agile

Aangezien Ron Seegers (De Projectmeester), hij zou De gunfactor presenteren, ziek was, sprongen Stephan Brendel en Bert Hedeman in om de gloednieuwe PRINCE2 Agile te presenteren. Ontwikkeld door Axelos beoogt dit framework het PRINCE2 vocabulaire gebruikend de agile methoden in een PRINCE2 setting te incorporeren. Anders dan PRINCE2 en ook Agile PM, is er een expliciet deel gewijd aan de kenmerken van scrum, Kanban, Cynefin en LEAN Start-Up, en is er (eindelijk) aandacht voor gedragsfactoren als samenwerken, vertrouwen, snel feedback ophalen, mondelinge communicatie, zelforganisatie en openheid.

De business case ‘zakt door’ tot op het niveau van het werkpakket of de feature. Business case moet valide zijn voor de must haves. Tijd, kosten en kwaliteit zijn immers vastgezet en hebben dus géén tolerantie, zoals in standaard PRINCE2.

Het later deze zomer op de markt te verschijnen PRINCE2 Agile manual belicht naast gedrag en agile raamwerken ook focus areas, technieken en concepten. Het duo stelde helaas regelmatig agile gelijk aan technieken (als het prioriteren met MoSCoW), proces of projectmanagement. En, hoe licht een Agile Manifesto of een Scrum manual ook is, zal het handboek weer honderden pagina’s dik zijn. Je ziet hetzelfde bij andere (Amerikaanse) titels over management van agile projecten. Het business model voor Axelos zit in de boekverkoop, de trainingen op Practitioner level en de certificering. Opvallend is, dat een PRINCE2 Practitioner registratie vereist is.

Tombola

Dan vóór de borrel aan toch een laatste spel. Het jaarlijkse kans maken op een boek, training of workshop in ruil voor een visitekaartje. In al de jaren dat ik naar het BPUG seminar kwam, won ik nooit wat. Vandaag gewoon weer een stapeltje visitekaartjes mee…..en het boekje Global Standards and Publications van Van Haren Publishing als oogst terug in de trein. Ook het vanochtend al gekregen notitieboek komt van pas. Ik ben het eens met Inneke.

Op 18 november – ai, ai, gelijk met het IPMA NL Congres – komt er een keuzesessie rond projectcommunicatie, zo hebben de deelnemers vandaag bij elkaar geturft.

Tips voor presentatoren
  • Zie af van duopresentaties. Het dubbel introduceren, beiden je punten willen scoren kost tijd.
  • Oefen je presentatie en werkopdrachten meermalen in het 45 minuten slot.
  • Breng de theorie terug tot de essentie. Geef achtergrondinformatie, boekentips, etc. direct mee of.
  • Roep niet alleen dat presentaties op Slideshare of je eigen website beschikbaar zijn, maar zorg ervoor dat dit ook echt zo is.