Getting things done (GTD) laat je ook wachten op anderen

Getting things done (GTD) is al een aantal jaren geen speeltje meer van een enkeling. Met workshops van externe consultants en ‘evangelisatiewerk’ van GTD aanhangers, ordenen steeds meer mensen hun (virtuele) inbox en handelen ‘stuff’ af. Vergeet ook niet de invloed van expliciet gemaakte statussen van werkvoorraden op een Kanban action board of een Scrum board op het werk. Van ‘backlog’ tot ‘done’ in keurige stappen. Deze laatste hulpmiddelen voor het stellen van prioriteiten en het bewaken van werkzaamheden maken met ‘impediments’ of te lang blijven steken in één status wel iets duidelijk, je kunt ook op een ander wachten.


Ik had intussen namelijk het beeld, dat GTD vooral voor jezelf bedoeld was: hoe krijg ik zo slim mogelijk klussen gedaan, voorkom ik afleiding met futiliteiten en behandel ik binnenkomende verzoeken geconcentreerd op enkele momenten per dag af. Welke reviews doe ik elke week, maand en jaar om ‘projecten’ van wat meer afstand te bezien en zonodig te herschikken. Delegate zag ik als een wel erg gemakkelijke escape om dingen van je bord te krijgen: delegeer….en je hebt er geen omkijken meer naar. De praktijk is tocht anders?

Delegate – Waiting – Review list

Inderdaad, de regelkring moet wel gesloten zijn. En dus hoort bij delegeren aan een ander ook het monitoren op de status. En die activiteit herken ik als projectleider maar al te goed. Je zou er maar zo de hele dag druk mee kunnen zijn. En dat is net niet de bedoeling van GTD. Prima dus om mensen ‘achter de broek aan te zitten’, maar niet als continue activiteit. Doe dat bijvoorbeeld begin of einde van de dag, net na de lunchpauze.

Dan voorkom je hopelijk ook imagoschade als de persoon die alleen maar najaagt in plaats van inspireert, faciliteert, zelf ook een inhoudelijke bijdrage levert, meerwaarde biedt.

Concreet lijken de verschillende ‘waiting’ voorkomens: mails met een follow-up vlag in Outlook verspreid over diverse mappen, klussen in Trello (mijn elektronische action board in de huidige projecten) die in afwachting zijn van acties van anderen en taken in Wunderlist die eigenlijk niet voor eigen uitvoering zijn niet efficiënt.

Wachten expliciet gemaakt

Een eerste slag was het expliciet maken van alle items waar ik nog op wacht met een opvolgingsmarkering op één plek, in mijn geval momenteel Wunderlist in een map @Waiting. Van daaruit de kracht van het hulpmiddel (herinneringen, delegeren, email koppeling) gebruiken op vaste momenten op de dag om wachten dragelijk te maken.