Lessen van PMI Netherlands Summit 2013 over het leren als projectteam 2

Donderdag 13 juni werd de 2e 2e Summit van PMI Netherlands Chapter gehouden in het hotel Figi in Zeist. CKC Seminars verzorgde de organisatie, sprekers uit binnen- en buitenland de content. Thema: A one day learning experience that will last for years. Uit de bezochte presentaties en beluisterde keynote sprekers heb ik veel opgestoken. Ik verdeelde de lessen in tweeën: de waarde van projectmanagement voor organisaties afgelopen donderdag en het leren als projectteam vandaag, vanochtend deel 1, nu deel 2.

Constructing your parachute on the way down, overcoming organizational gravity for smarties

Laurens Bonnema (Xebia) nam z’n gehoor met pakkende beeldspraak mee in zijn gereedschapskist om je project zó te richten en snelheid te geven, dat een crash voorkomen wordt. De politieke context van elk project is een strijd om de macht. Macht is in principe neutraal, een gereedschap dat ten goede of ten kwade gebruikt kan worden.

Cover via Amazon

Lees Jeffrey Pfeffer‘s Power: Why Some People Have It and Others Don’t. Lean/Agile is revolutionair, want het democratiseert het voortbrengingsproces. Geen wonder dat er ook weerstand komt van mensen die meer belang hechten aan stabiliteit en gevestigde orde. Mike Cohn, één van de voortrekkers van de agile/Scrum beweging schreef uitgebreid over het organizational gravity fenomeen in Succeeding with Agile.

Om niet door de (staande) organisatie teruggetrokken te worden, kun je in stealth mode gaan en de resultaten bij opleveringen laten spreken. Je kunt ook een klein, maar impactvol project als pilot gebruiken.Nodig zijn: snelheid, breaking or bending the rules en navigation. In dat kader kan Mike Rother‘s Toyota Kata helpen.

Bonnema mist eigenlijk een 5e principe in het Agile Manifesto: experimentation over implementation.

Tips of worm holes om te ontsnappen aan een crash:

• Shipit Days (bij Atlassian ontwikkeld concept voor marathonsessie, waarin veelbelovende ideeën worden uitontwikkeld; Daniel H. Pink gebruikte de Shipit Days als voorbeeld in Drive)
• Results don’t lie
• honesty
• Breng de organisatie context goed in kaart met bijvoorbeeld social maps, heat maps of power matrix. Heb een oprechte interesse in machthebbers en drink zelf van de fountain of power. Het is niet vies!
• als al het bovenstaande niet helpt (en je dus incapabel bent om in deze context effectief te zijn): wegwezen!

Bonnema zette de tekstversie van zijn presentatie integraal op zijn weblog.

Cross-cultural collaboration in the Panama Expansion Program

Karen Smits promoveert 25 juni 2013 aan de VU Amsterdam op een juist antropologisch onderzoek naar samenwerking en groepsvorming in cross-culturele projecten. Ze deed ervoor veldonderzoek bij het Panama Expansion Program, waar 4 Europese aannemersbedrijven onder leiding van de Panamese opdrachtgever en een Amerikaans adviesbureau het Panamakanaal verbreden. Waar veel projectmanagement literatuur wel aandacht besteedt aan structuur, methoden en andere harde aspecten, blijven sociale processen onderbelicht. Smits richtte zich in haar onderzoek op het (h)erkennen van stamgedrag, rituelen, ervaringen en ongeschreven regels.

• het thuisland / achtergrond van de projectdeelnemers doet er zeker toe. In de tijdelijke projectorganisatie wil je als projectmanager die context naar de achtergrond brengen door de gezamenlijkheid van het project te benadrukken. Je kunt gaan letten op alle verschillen tussen mensen en groepen, of juist de overeenkomsten te zoeken.
• conflicterende condities voor het project bij aanname door contractpartijen kunnen een valse start geven voor een vruchtbare samenwerking. Scan daarom van tevoren het gedrag en de cultuur van je partner. Een engagement is niet voor niets te vergelijken met een langdurige relatie tussen (huwelijks)partners.
• onderduiken (submarining) helpt niet. Creëer daarentegen een projectfilofosie (visie, missie, gezamenlijk doel) en maak samenwerking zichtbaar en concreet. Voorkom het onttrekken aan de groep, maar jaag overeenstemming en synergie na.
• waar taalbarrières en fysieke afstand je deel zijn, spreek dan een gezamenlijke taal af en ga naar elkaar toe. Ook bij “virtuele teams” is het belangrijk dat je weet wie je teamleden zijn, dat je elkaar minimaal eens recht in de ogen hebt gekeken. Dat is vanwege het grote aandeel non-verbale communicatie niet mogelijk met een Skype gesprek ofzo.

Retrospectives: your lessons learned on steroids to help your team / project in your continuous improvement

Manoj Vadakkan (Northern Star Consulting) lichtte de rol van retrospectives toe. Als je als organisatie kortcyclischer wilt ontwikkelen en sneller producten op de markt wil zetten, waarom dan ook niet kortcyclischer leren. De groepsopdracht bij binnenkomst wees uit, dat veel projecten nog steeds alleen op het einde een lessons learned sessie houden, met het grote risico de inventarisatie een enkeltje ‘ongelezen stukken’ te geven.

Door in het team bijvoorbeeld elke iteratie, sprint, maand ofzo terug te blikken op het eigen ontwikkelproces, houd je de vinger aan de pols, kun je actiepunten voor de volgende iteratie, sprint of maand afspreken en het leren als team echt een zet geven. Wil je meer over de techniek weten, lees dan eens Agile Retrospectives van Esther Derby & Diana Larsen, of check retrospectives.com of a retrospective resource wiki.

[slideshare id=4976896&doc=agileretropreso-100815213814-phpapp01]