Delen van agendagegevens tussen Microsoft Outlook clients: van OfficeOnline naar WebDAV

Eén van de (veronderstelde) voordelen van een elektronische agenda, is de mogelijkheid je afspraken / beschikbaarheid makkelijk te delen. De ander heeft dan altijd een actueel inzicht in je activiteiten en waar je uithangt. Dat geldt op het werk (met Microsoft ExchangeOutlook of Google Agenda), maar ook thuis, waar het bijhouden van meer dan één papieren agenda lastig is.

Daarvoor was ICS support uitgevonden in Outlook

Vanaf Outlook 2003 maak ik gebruik van het publiceren van een Agenda naar de Officeonline. Thuis hebben we immers geen Exchange server draaien. Periodiek wordt de inhoud van je agenda dan als .ics bestand bij Microsoft op een server geplaatst. Een ontvanger (specifiek uitgenodigd per e-mail of via een voorheen openbare zoekfunctie) kan zich dan abonneren op je agenda-updates in zijn/haar eigen Outlook client of andere .ics ondersteunende agenda-applicatie. Dat werk(te) prima, totdat Microsoft de MSN accounts en functionaliteit van Officeonline staakte. Ik constateerde zelfs, dat de instructies om een al gepubliceerde agenda te verwijderen niet meer werkte. De online agenda’s zijn in het geheel niet meer terug te vinden.

Oplossing met WebDAV

De behoefte om elkaars agenda in te zien, blijft. Google heeft zijn Sync oplossing zelf ook gestaakt. Er zijn betaalde oplossingen als alternatief, maar dan praat je al snel over tientallen euro’s per jaar. Nu biedt Outlook, in elk geval in 2007 en 2010 de mogelijkheid naast .ics ook ook een abonnement te nemen op via WebDAV ontsloten kalenderbestanden. De server waarop je je agendagegevens publiceert, moet het World Wide Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV) protocol ondersteunen. Dat doet niet elke hosting partij, dus het is even zoeken.

WebDAV is een HTTP extensie die het mogelijk maakt documenten op een webserver aan te maken en te wijzigen. Aan het publiekelijk openen van je agenda zitten natuurlijk nadelen. In Microsoft Office Outlook 2007 kon je de toegang beperken tot alleen mensen die jij per e-mail uitnodigt. Met WEBDAV moet je dat via zelf regelen via toegangsrechten op de betreffende server en mappen. Dat vereist dus kennis van zaken, voordat je dit zomaar op je eigen webdomein uitprobeert.

Ik vond zelf een gratis oplossing bij Cloudsafe een cloud opslag service, dat ook WebDAV ondersteuning biedt. Op de voor consumenten gratis in online kluizen op te bergen 2GB aan gegevens, kan dus met groot gemak een kalenderbestand geplaatst worden. Per kluis kun je de WebDAV support activeren. Met de credentials voor de kluis kun je op de Outlook client het publiceren èn op de andere client het abonneren op de kalender, dat nog steeds de opmaak van een .ics bestand heeft, instellen.