Laat email je niet beheersen; heers zelf over je email

Er waren tijden dat het bijzonder was als je een email kreeg. In Windows zette je dan een individueel muziekje of alert op om jou en je collega’s op de hoogte te stellen van deze gebeurtenis. De praktijk aan het begin van de 21e eeuw is, dat je dagelijks vele, vele tientallen emails te verstouwen krijgt. BlackBerry toestellen met hun pushmail werden al snel CrackBerry genoemd, omdat het alsmaar knipperende rode LED je direct alles uitgezonderd de smartphone uit je handen liet vallen om weer je mail te checken.

Productiviteit verstoord

Het als een blij hondje reageren op een nieuw email bericht verstoort. Onderzoek door Basex toont aan, dat een doorsnee persoon 25 minuten nodig heeft om weer geconcentreerd door te kunnen, waar hij voor de interruptie was gebleven. Gemiddeld ging 28% van de tijd dagelijks op aan email. Productiviteitsverlies die erin hakt.

Terugverdientijd bij opstellen van emails

Bij het opstellen van emails kun je helpen tijd terug te winnen:

  • Gebruik een specifieke onderwerpregel. Gebruik ‘verzoek’, ‘vraag’, ‘ter info’, een uitgeschreven vraag, verzoek of naam van een document. Verlies jezelf niet in ‘RE:RE:RE:FW:FW…’ of zelfs lege onderwerpregels.
  • Zet email alleen in als het moet. Een loper is goedkoper en een beller sneller. Start geen conversatie per email, dat doe je beter mondeling (face 2 face of telefonisch).
  • Let op actieve zinnen, concreet en to the point boodschappen, al in het begin van je boodschap. Typische reacties van lezers is namelijk als ze de eerste paragraaf al niet begrijpen of doorhebben dat er actie wordt verwacht, ze afhaken.
  • Hoe minder mails je verstuurt, hoe minder antwoorden per mails je krijgt. Een deel van de toestroom heb je dus zelf in de hand.
  • Denk aan de body language van een email. Mag je baas dit ook zien? Begrijpt een ander ook wat je wilt overbrengen? Heb je je emoties onder controle?
  • Denk aan de kop en staart. Een email is nog steeds een elektronische brief, dus met aanhef en afsluiting. De ander is géén hond, dus zal ‘gr. Piet’ hopelijk niet met gegrom beantwoorden. Je vraagt er wel om. En de ander heeft gewoon een naam, dus vermijd populaire ‘hoi’ en ‘hallo’ zonder aan te geven wie je aanschrijft.
  • Jij, niet je apparaat, bent verantwoordelijk voor correct taalgebruik. Automatisch ingevoegde excuses dat de mails op een smartphone of tablet in elkaar zijn gezet en dus typefouten maar voor lief genomen moeten worden, roepen in elk geval bij mij acute jeuk op.
Terugverdientijd bij ontvangen van emails
  • Wie stuurt je de meeste emails per dag? Als het belangrijk is, kun je niet anders met elkaar overleggen? Plan een meeting, dan sta jij aan het stuur.
  • Wie stuurt je de meeste boodschappen met lage impact, zoals bedankjes, ter info’s en cc’s? Spreek hem/haar aan op wat je wel en niet aanstaat.
  • Wees kien op nieuwsbrieven. Welke zijn nodig, welke helemaal niet (meer)? Schrijf je zonder omwegen uit bij alles wat niet direct urgent of belangrijk is. Scheelt een hoop tijd.
  • Breng het aantal keren, dat je je Inbox bekijkt terug tot 2-4 per dag. Ja, het is even omschakelen. Het uitschakelen van notificaties (LED lampjes, pop-up scherm, belletjes, envelopjes in een schermhoek, etc.) is wel nodig om de verleiding te gluren af te leren.
  • Hanteer de Getting Things Doneregels voor het afhandelen van berichten.
    • moet je er wat mee? Nee, dan verwijderen of direct in @someday / @maybe categorie zetten en in aparte map plaatsen, weg uit je Inbox.
    • kost een actie minder dan 2 minuten? Dan direct afhandelen. Weg is weg. En daarom dus niet elk half uur je mail checken, want dan worden het heel veel 2-minuten-acties.
    • kost een actie meer tijd? Dan markeren voor opvolging en @next, eventueel de kleur/categorie van het betreffende ‘project’ en een herinnering op een datum/tijdstip om de benodigde actie uit te voeren. Vervolgens de mail in een andere map plaatsen.
    • Neem periodiek je mappen door. Misschien zijn boodschappen verlopen, informatie ingehaald door de tijd. Weggooien en niet meer aan denken. En nee, je hoeft boodschappen niet nogmaals te lezen, want er staat een herinnering op. Dat zorgt ervoor dat je een email maar één keer echt in behandeling hebt..