MindManager 2012 als projectmanagement steun in de rug

Na in juli als beta tester meegedraaid te hebben in het MindManager 2012 ontwikkeltraject, vanwege een non-disclosure agreement met MindJet heb ik natuurlijk er niets over kunnen bloggen, timmert MindJet de laatste weken aan de weg om de introductie van MindManager 2012 op 22 september 2011 te begeleiden. Zelf had ik met dank aan Erik van de Nadort (Room8, Whizpr) 15 september 2011 de gelegenheid Hilary de Rover, channel manager van MindJet voor noord-Europa te spreken en twee dagen later een privé demonstratie door pre-sales consultant John Barber. Ik neem je graag mee langs de verschillende nieuwe en verbeterde onderdelen in MindManager 2012. Ditmaal zet ik de toegevoegde waarde voor een projectmanager op een rijtje.

Visuele omgeving

MindManager 2012 is bij uitstek een visuele werkomgeving. Visualisatie van ideeën en onderwerpen in een mind map was jarenlang de kern van het pakket, maar met de integratie van Microsoft Office en SharePoint, plus de functionele uitbreidingen rondom takenbeheer en projectmanagement ondersteuning, is MindManager 2012 een prima visuele werkomgeving voor de projectmanager. Het pakket biedt een dashboard of spin-in-het-web constructie rond je mensen, documenten en planning. Met intelligente filters op statussen of andere markeringen (marker index) vis je snel de informatie boven water die je nodig hebt. Met het Gantt paneel kun je je strokenplanning verduidelijken, informatie die elders in je map als individuele plangegevens bij taken of activiteiten staan.

Import en export van gegevens

Heb je voor je highlight rapportage een tabel van de planning op hoofdlijnen nodig, dan is er een verbeterde exportfunctie naar csv bestanden. Snapshots van je planning of (delen van een) map kun je ook als plaatje kopiëren naar het klembord en vandaar verder gebruiken. MS Project is te importeren.

Documentenbeheer met SharePoint

SharePoint is al jarenlang een documentenbeheer en werkstroombeheersing oplossing van Microsoft in grotere organisaties. Heel gangbaar is het als projectteam, vakgroep of afdeling beheren van één of meer teamsites in SharePoint. Met MindManager als visueel georiënteerde ontsluiting op je SharePoint omgeving is inzicht in de achterliggende documenten gegroeid. Niet alleen kun je makkelijk zoeken naar documenten, maar ook live links naar informatie uit documenten, filters naar bijvoorbeeld datum, gebruiker of folder(s) aangeven. Documenten zijn zonder MindManager zelf te hoeven verlaten te openen.

Guided brainstorming

MindManager helpt bij brainstormen door ideeën of suggesties direct te kunnen vastleggen en tonen, door te borduren op bestaande ideeën. Dat je ernaar kunt kijken, je map aan alle kanten kunt bijwerken en voorzien van kleuren, plaatjes en markeringen, helpt. Wat in MindManager 2012 is toegevoegd is de procesondersteuning met voorgedefinieerde, maar aanpasbare challenges, zoals het ontwikkelen van een nieuw product, het formuleren van een strategie. Met idea cards in de vorm van vragen of plaatjes kun je een handje geholpen worden in het denkproces en spuien van ideeën. Als je als facilitator bij het opdrogen van de stroom nieuwe ideeën het proces verder wilt richten, zijn er challenges beschikbaar rond bijvoorbeeld SWOT, what’s in it for me? of het verder operationaliseren van ideeën. Categoriseren en filteren in een nieuw jasje, dat echt wat kan betekenen in je volgende workshop.

2×2 Analysis

Het Magic Quadrant van Gartner is zowel gevreesd als geëerd. De positionering van producten en diensten is een verplichte tussenstop in de besluitvorming van menig management. En hoe vaak heb je zelf in je project er niet gebruik van gemaakt of een vergelijking moeten maken tussen alternatieven, risico’s moeten afwegen, e.d. Met de nieuwe 2×2 analysis functies krijg je de mogelijkheid in een kwadrant langs diverse voorgedefinieerde templates (denk aan SWOT, etc.) topics te positioneren en als snapshot te bewaren (in de map zelf, of extern als afbeelding). De classificatie wordt ook met speciale markeringen aangegeven, zodat je de exercitie later kunt oproepen en bijwerken.