Getting things done gaat verder dan takenlijstjes maken

In de afgelopen weken zijn nieuwe applicaties voor het bijhouden van takenlijsten mijn radarscherm gepasseerd:

  • Jume.in: publiekelijk delen van je taken, zodat anderen je zouden (kunnen) stimuleren werk van je taken te maken, je tips en adviezen kunnen geven.
  • Organisemee: takenbeheer op zowel je pc als mobiel. De mobile client is nu nog web based, daarmee op elke smartphone met browser te gebruiken. Speciale clients voor iPhone en BlackBerry zitten in de pijplijn. De taken worden gesynchroniseerd met je Organisemee-account, dus ben je altijd ‘bij’.
  • TicTacDo:een ruime keuze aan direct toe te passen checklists met mogelijkheden om samen te werken. Van alledaagse activiteiten, kantoortaken of vakantieplanning en nog tientallen andere categorieën. Je kunt collega’s inschakelen, deadlines stellen, taken uitbesteden, commentaren delen, etc. TicTacDo werd in november 2009 opgericht. Drijvende kracht is KonoLive, die met een desktop pro-versie voor op het werk een verdienmodel heeft.
  • Wunderlist: met deze Windows/Mac applicatie kun je takenlijsten beheren, zoeken en sorteren. Takenlijsten kun je synchroniseren via je Wunderlist account over de machines, waarop je bij je lijstjes moet. Een demovideo toont je meer van de werking.

Maar GTD volgens het boekje?

In de bijbehorende wervende teksten op websites en persberichten wordt nogal eens ‘get things done’ gebruikt. Mocht je een dergelijk hulpmiddel echt voor Getting Things Done (GTD) willen inzetten, is het belangrijk de volgende principes als routine mee te nemen. Veel meer dan eendimensioneel ordenen doen de takenbeheerders namelijk meestal niet:

  • inbox management: hoe handel je binnenkomende stuff (e-mail, telefonische oproep, sms-bericht, instant messaging bericht, post, etc.) af? Schift je snel, aan de hand van de spelregels van GTD?
  • what’s the next action?: neem je bij de afronding van een taak, een gesprek, vergadering of idee de basisvraag wat de eerstvolgende actie zou moeten zijn mee?
  • periodiek helicopteren: voor veel lezers en cursisten niet het meest populaire hoofdstuk in David Allen’s boek of GTD-trainingen. Maar het is nu eenmaal belangrijk frequent, bijvoorbeeld elke week of paar weken uit te stijgen boven allerhande lopende acties en na te denken over de samenhang, toegevoegde waarde en nieuwe projecten/opdrachten of ideeën voor ‘daarna’. Een voorbeeld: het huidige project zuigt alle energie op dagbasis op. Maar wanneer moet je uitzien naar een nieuwe opdracht? Wanneer moet je een projectbeoordeling vragen? Wanneer is het zinvol een certificeringstraject te starten? En wacht je met een opleiding tot na de décharge van je huidige project?