Online projectmanagement ondersteuning met ProjectPlace

In 2008 belichtte ik al kort ProjectPlace, dat tien jaar ervoor is opgericht als één van de eerste aanbieders van een online service (SaaS of cloud oplossing zouden we nu zeggen) voor projectmanagement ondersteuning. Al meer dan 450.000 gebruikers in 150 landen maken gebruik van de service; de organisatie claimt 2.000 nieuwe gebruikers per week te begroeten. De gebruikerslijst is indrukwekkend.

Op de afgelopen Projectmanagement Parade in Nieuwegein werd ik opnieuw geprikkeld om de huidige versie te testen. Een gratis testaccount voor 30 dagen biedt voldoende gelegenheid de functies te verkennen.

Het startscherm na inloggen toont de projectbeschrijving en profielgegevens van de gebruiker, de laatste discussies op het forum en ideeën die met een soort sticky notes achtergelaten kunnen worden. Bij Documenten kun je een online projectdossier met mappen en documenten opzetten.

Op het Vergaderingen tab kun je (online) vergaderingen plannen met mede-gebruikers van ProjectPlace, stukken beschikbaar stellen en de actiepunten uit een vergadering direct als Issues verwerken. Dat werkt natuurlijk alleen goed, als alle projectmedewerkers in ProjectPlace hun agenda onderhouden. Integratie met iCal, Google Calendar of Outlook heb ik niet ontdekt.

MS Project planningen kunnen worden geïmporteerd, bestaande ProjectPlace planningen bewerkt of een geheel eigen planning opgezet. Een planning bestaat uit Taken die je kunt toewijzen aan projectmedewerkers, in combinatie met status updates, verzoeken om voortgangsinformatie en de mogelijkheid voortgangsrapportages aan te maken.

Van projectmedewerkers (Personen) kun je profiel- en contactgegevens opnemen, vanuit de webapplicatie SMS of e-mail versturen, of een Skype call starten. Je kunt Templates gebruiken, aanmaken of bewerken als een ‘standaard’ indeling van je projectdossier en -gegevens.

Een Planner editie (€9 per maand voor 1 gebruiker en 1 project) vind ik zinloos, een A4 schrijfblok is dan goedkoper. Ervan uitgaande, dat je een project met een team uitvoert die baat hebben bij een web-based online oplossing, is de eerstvolgende mogelijkheid de Team editie (3 gebruikers, 1 project, 2GB opslagruimte voor documenten) voor €19,50 per deelnemer. Bij hogere aantallen gebruikers en opslagruimte zakt de prijs per deelnemer naar €16,50 per deelnemer per maand.

De interface werkt soepel, snel; de vertaling is netjes Nederlands. De applicatie heeft sinds kort ook een iPhone client. Een demofilm laat je de mogelijkheden zien.