Werken met sociale software - opzetten en levend houden sociale kant organisatie

Om de organisatie van een levende sociale kant te voorzien kent TeamPark methode vier fases:
1. Bewustzijn: Social awareness creëren. Het gaat daarbij om inspireren, voorlichten, uitdragen en demonstreren
2. Strategie: Een social strategy bepalen. Het gaat om analyseren, plannen, bepalen, inschatten en bedenken. Evolutie of intelligent design
3. Implementatie: Een social platform implementeren
4. Leven: Het tot leven wekken van het de sociale kant. Het gaat dan om voordoen, begeleiden, modereren, motiveren, kaderen en meten
De constatering dat de het niet meer passen van organisatievorm, procesinrichting en hulpmiddelen bij de informele informatiestromen in de organisatie is een belangrijke drijfveer aan de slag te gaan met de sociale kant van de organisatie. Tegelijkertijd is de zekerheid van de 'oude wereld' een belangrijke belemmerende, vertragende factor bij verandering.

Voorbeeld: bid team
Veel processen zijn van nature hybride. In die gevallen hebben ze zowel een functioneel als een sociaal aspect. Neem bijvoorbeeld het proces van het maken van offertes in een commercieel op kennis drijvende organisatie. Dit is een centraal gecoördineerd proces waar echter veel van de informatie moet worden verkregen van medewerkers die zelf op een ander project of in een ander deel van de organisatie werkzaam zijn. Voor hen is het organisch werk. Van hen kan niet worden verwacht dat ze gaan deelnemen in de synchrone samenwerking van het bid-team onderling. Ze kunnen niet altijd alles uit hun handen laten vallen om hun mail te beantwoorden. Dit conflict kan leiden tot grote inefficiënties. De manier van communiceren en werken die het bid-team tot dan toe gewend was, documenten rondmailen en telefonisch vergaderen en afspreken, liep vrijwel vast en het project kende een enorme stress en ook de onvermijdelijke ergernis. Ook dit soort processen kunnen enorm aan efficiëntie winnen door ze de juiste ondersteunende faciliteiten te bieden. Dergelijke faciliteiten hebben dan een duidelijke bijdrage in het overwinnen van afstanden in tijd en plaats en het inbrengen van relevante kennis.

Het voorbeeld van het bid-team laat zien, waarom een geleidelijke implementatie niet zal werken. Per bid zijn andere collega's met op die offerte benodigde kennis en kunde nodig. En waar je als bid manager tijdens het bid behoefte hebt aan een efficiënte samenballing van informatiestromen, wil je - eenmaal weer in het veld en/of bezig met een andere opdracht - alleen asynchrone contacten met de organisatie hebben. Dan zijn efficiënte uitvoering van andere processen belangrijker en zoek je sporadisch naar die ene collega die je op het probleem dat speelt verder kan helpen.

Laten evolueren of neerzetten
Eerst denken dan doen heeft z'n waarde in veel situaties. Meerjarige implementatietrajecten hebben echter last van voortschrijdend inzicht, verouderde technieken en wisselende bemensing. Als je ervan overtuigd bent dat je een goed software platform in handen hebt, kun je ook de evoluerende vorm kiezen. Zoals veel aanbieders dat op het openbare web doen is geleidelijk functionaliteit toevoegen, user interface in kleine stappen uitbreiden en voor je eindgebruikers in 'perpetual beta' zijn. Ook dat is erg '2.0', maar geeft ook aan, dat software nooit af is. Juist door het te gebruiken komen onhandigheden, behoeften aan aanvullende mogelijkheden, etc. boven water. Het is de ervaring van de gebruikersgroep, waar menig software leverancier dankbaar gebruik van maakt.

Leven in de brouwerij
Volgens het boek The Wisdom of Crowds kunnen de beste resultaten worden verkregen van een crowd (community) wanneer:
- Er voldoende verschillende meningen zijn (en persoonlijkheden)
- Er voldoende onafhankelijkheid is bij het maken van keuzes (denk aan het Mattheüs-effect: Het komt er op neer dat bij het maken van een keuze zo min mogelijk beïnvloeding aanwezig moet zijn, bijvoorbeeld in de vorm van reeds gegeven beoordelingen.
- Er voldoende decentralisatie is, zodat mensen zich kunnen specialiseren gelijkgestemden kunnen overhalen mee te werken aan hun onderwerp (denk aan organische groepvorming en getal van Dunbar)
- Er technische mogelijkheden zijn om tot collectieve beslissingen te komen of om de collectieve mening te peilen (denk aan democratic ratings, reputatiesystemen en een gewogen voorpagina)
Dit zijn social design aspecten waarop gestuurd moet worden – met de juiste technologie en inrichting van faciliteiten - omdat ze ondersteunend zijn aan alle andere resultaten die van de community worden verwacht. In dergelijke aspecten zit 'design', maar ook het aandachtspunt om mogelijkheden, vrijheidsgraden en ruimte te scheppen, zodat diversiteit tot z'n recht kan komen en de 'crowd' een 'community' wordt.