IPMA Jaarcongres rond Complexiteit in de greep

Dinsdag werd het jaarlijkse congres van IPMA-NL gehouden in 't Spant! in Bussum. Complexiteit in de greep was het thema, tijdloos en boeiend rondom projecten. Vooraf werd aangegeven, dat er antwoorden, ja zelfs best practices, gegeven zouden worden op vragen als:
- Over welke competentieset moet een projectmanager beschikken om een complex project binnen veilige haven te loodsen?
- Valt complexiteit te meten en te waarderen?
- Is er een relatie tussen de toenemende complexiteit van projecten en het groot aantal IT-projecten dat behoorlijk uit de hand loopt?
- In hoeverre kunnen we spreken over maakbaarheid binnen complexe projecten?
- Welke 'best practice' antwoorden zijn er voor projecten met veel onzekerheden?

Ochtendprogramma
Hans Vermaak (senior partner bij Twynstra Gudde) putte uit zijn recente boek Plezier beleven aan taaie
vraagstukken en zette zo'n aansprekende keynote neer, dat de andere sprekers er niet meer aan konden tippen. Best practices? Niet dus. Wel graag een onderscheid tussen tamme en taaie vraagstukken. De eerste categorie zou je met bestaand repertoire aan interventies/methoden kunnen aanpakken, de tweede moet met onverwachte, revolutionaire aanpakken. Vanwege het diepgeworteld zijn van taaie vraagstukken in/rond het primaire proces van de organisatie, komt daadkrachtig aanpakken hier snel aan als 'hoort niet, mag niet, kan niet'. Vermaak stelt hier een aanval vanuit de flanken voor met een inktvlekwerking. Vermaaks humor bij het uitwerken van 4 van de 12 in zijn boek beschreven methoden raakten bij het publiek de juiste snaar en bood voer om over na te denken en te lezen.

Rob Buitendijk (ICT manager ProRail) ging in op 'Dubbelspoor: technologie van de 21e eeuw invoeren in een werkend spoor', met een grote nadruk op rimpelloze implementatie, roll-back scenario's en uitgebreide kwaliteitstoetsen voorafgaand aan een roll-out die dan ook nog eens niet in één keer landelijk wordt gedaan. Just Hut (Manager All IP KPN) betoogde aan de hand van 'Hoe de glasvezel elke vezel van de organisatie KPN raakt'. Samenwerking met business partners, contracten en klantcontacten zijn daarbij kernthema's. Waar binnen ProRail juist de behoudende, geduldige en grondige projectmanager mag acteren, selecteert de projectmanagement organisatie bij KPN juist ondernemende projectmanagers. Beide presentaties boden inkijkjes in de projecten van ProRail en KPN, helaas ook beide met een fors deel presentatietijd die besteed werd aan oppervlakkige bedrijfsgegevens.

Middagprogramma
Na de lunch en gesprekken met diverse medebezoekers was het de taak aan Chris Verhoef (hoogleraar Informatica aan de Vrije Universiteit in Amsterdam) met zijn verhandeling over het falen van ICT-gerelateerde projecten bij de overheid me wakker te houden. Als je complexiteit wilt uitdrukken in kosten, omvang en slaagkans, bieden de beschikbare cijfers voldoende onderbouwing voor verwachte uitkomsten. Overheidsprojecten zijn van een andere ordegrootte dan die in de private sector, zowel in doorlooptijd als kosten. Slaagkans daarmee ook van een heel andere orde, dus veel lager. Brak uitgevoerde aanbestedingstrajecten, onvoldoende sturen op status/voortgang en lang naar de buitenwacht 'mooi weer' spelen, helpt mee in het uiteindelijk stranden van veel van dezze projecten.

Frank Verborg en Sven Withofs (adviseurs en partners bij NPI Instituut voor Organisatieontwikkeling) zetten met 'The Two Mindsets of a Champion' het bekende instrumentele tegenover de post-instrumentele (A Whole New Mind zou Daniel Pink zeggen). Een aantal aspecten van Hans Vermaaks verhaal kwam, in andere bewoordingen, terug. Denk niet alleen in mechanische termen over organisaties, mensen en processen. Wees je goed bewust van cultuurverschillen en benut deze (Normaal is anders! van Jitske Kramer adviseer ik in dit kader opnieuw). Top down uitrollen van een reorganisatie of andere veranderingen doemt de CIO tot Chief of Impossible Operations. Als juist de bewegingsruimte van boven beperkt wordt en aan de onderzijde op operationeel niveau wordt vergroot, ontstaan meer mogelijkheden. Het omgekeerde trechtermodel was een treffende visual. De vertaling naar het hoe, laat staan 'best practices' bleef op z'n best tot 'good (sounding)' practices beperkt.

Ronald Paul (directeur projectorganisatie Tweede Maasvlakte) sprak over de complexiteit van het maatschappelijke krachtenveld. Van NGO's, belangenorganisaties, wet- en regelgeving, havenbedrijf, een launching customer, vele, vele externe belanghebben en beïnvloeders die op hun beurt vanuit de insteek 'samen is beter' bewust geholpen, geadviseerd, beïnvloed en beantwoord zijn.

Tja, en dan was er ook nog een voorraad stenen van dagvoorzitter Marolein Groenendijk (Getronics Consulting), een tekort aan viltstiften om de 'take away' voor de komende tijd op te zetten, en associaties bij stenen die veel (onbedoelde) kanten op kunnen anders dan iets in de grip hebben, of juist de gevoelskant van projecten te belichten. En zo heeft ook zo'n congres complexe kanten, een dynamische omgeving, slaagkansen en leerpunten voor een volgende keer. Net een echt project :-)