PRINCE2 2009 tegen het licht - 2

Half juni zag PRINCE2 2009, de opvolger van de '2005' versie het licht. Het handboek, Managing Succesful Projects with PRINCE2, heb ik in de 2009 versie (blauwe omslag) doorgenomen en naast de 2005 versie (rode omslag) om verschillen op te merken. Vorige week stonden de principes, business case, organisatie en kwaliteit centraal.

Plannenmakerij
Was de techniek product based planinng bij de introductie van PRINCE2 nog een novum (we waren als projectmanagers activity based planning gewend), in de 2009 versie van het handboek is de techniek volledig geïntegreerd in het hoofdstuk Plans. PRINCE2 2009 gaat ook verder in op estimation en scheduling, waarmee Plans echt body heeft ten opzichte van de magere 2005 variant.

Management of Risk
Het arbitraire onderscheid tussen de component Management of Risk en de beschrijving van fenomeen risk management (en ja, op examens werd goed gelet op het verschil tussen beide) is vervangen door het invoegen van de Management of Risk (M_o_R best practice). De risk management cycle is vervangen door de risk management procedure (ook wel een cyclus, maar met andere termen. Er worden technieken als review lessons, risk checklists, brainstorming en risk breakdown structure aangedragen om risico's te identificeren. Vastleggen vindt plaats in het Risk Register. Voor het inschatten van de kans van optreden worden technieken als probability trees, expected value, pareto analysis en probability impact grid belicht. Niet alles is negatief, een risico kan immers ook een kans inhouden. En dus kom je in de risk response strategieëen ook exploit en enhance tegen.

Daily Log en Issue Log
Aangezien een Issue van alles en nog wat kon zijn, de afhandeling tijden kon duren, werd het Issue Log nogal eens een 'lief dagboek' van het project. Erg zinvol, omdat geregeld een greep in het verleden (gemaakte afspraken, wie deed wat, etc.) nodig blijkt. PRINCE2 maakt in de 2009-versie onderscheid tussen een Daily Log (informeel dagboek) en een Issue Log (formele afhandeling). Nieuw is het Issue Report, waar eerder wel een Change Request of Exception Report template werd 'misbruikt' bij gebrek aan beter.

Van Controls naar Progress
De component Controls is vervangen door het thema Progress, waarin het volgen van de voortgang, afzetten voortgang tegen oorspronkelijk plan en toekomstige situatie, risico's, correctieve maatregelen en het autoriseren van verder werk zijn ondergebracht. Het nadenken over fasering (aantal, lengte), voortgangsrapportages en het registreren van geleerde lessen in het nieuwe Lessons Log hoort er ook bij.

Leesbare tekst in plaats van codes
Pas bij tweede lezing viel me het op: in het procesmodel zijn de codes als SU4, PL6 en SB4, waarmee (deel)processen in PRINCE2 werden aangeduid, verdwenen. In plaats daarvan is er gewoon leesbare tekst en staan niet langer de stroomschema's en stapsgewijs uit te voeren activiteiten centraal. Voor elke fase zijn hulpschema's beschikbaar wie wat doet.

Maatwerk zonder PRINCE2 te verzwakken
De manual spreekt hier duidelijke taal:

"Some projects may claim that they do not need 'full PRINCE2' and therefore have only implemented portions of the method. This can reveal a flawed understanding of PRINCE2 because the method is designed to be tailored. So tailoring PRINCE2 appoproriately is 'full PRINCE'. Tailoring does not consist of omitting elements of PRINCE2...tailoring is about adapting the method to external factors (such as any corporate standards that need to be applied) and the project factors to be consider (such as the scale of the project)....The danger of not tailoring PRINCE2 is that it can lead to 'robotic' project management if every process activity is followed and every management product is produced without question."

De principes moeten gevolgd worden, aanpassingen in thema's, terminologie, management producten, rollen en processen zijn mogelijk.

PRINCE2 is geen vakbeschrijving of body of knowledge
In de afgelopen jaren ben ik veel (aspirant) projectmanagers tegengekomen die meenden met een cursus PRINCE2 het vak projectmanagement te kunnen leren. Niet dus. Voor alle duidelijkheid stelt PRINCE2 2009 zich ook niet gelijk met een Body of Knowledge, zoals PMI's PMBoK. PRINCE2 is 'slechts' een methode, voorschrijvend van aard met een geïntegreerde set processen en thema's voor alle project management rollen. Om goede redenen (cultuur) worden interpersoonlijke vaardigheden niet geadresseerd en slechts referenties aan technieken gegeven, in tegenstelling tot een Body of Knowledge.

Glossary en Roles & Responsibilities
Twee zaken die misten in de 2005 versie zijn de bijlagen Glossary en Roles & Responsibilities die je bij het uitleggen van begrippen en principes en de inrichting van bijvoorbeeld een RACI-tabel of projectorganisatie enorm helpen.

Conclusie
Over PRINCE2 is goed nagedacht. Het vatbaar zijn voor star een methode hanteren, de nadruk op schema's, afkortingen en codes zijn vervangen door een leesbaar handboek, samenvattingen en geïntegreerde processen, technieken en tips in thema's en fasen. Wil je op basis van de laatste versie aan de slag, raad ik je aan Managing Successful Projects with PRINCE2 te kopen en te gebruiken.