Kalenders synchroon houden

Bij de huidige opdrachtgever gebruikt men Lotus Notes in versies die geen import van andersoortige kalenders dulden. Om afspraken te plannen in de diverse agenda's zou Notes eigenlijk in de via onderling door Exchange gekoppelde Outlook agenda's van collega's moeten kunnen kijken. Dat gaat dus niet. Voor het Project Office kwam de release van het Google Calendar Sync Tool als een welkome hulp, zo leek het. Diverse weblogs hebben er hooguit mededelend over bericht, een enkeling nam het zelfs op voor Plaxo's synchronisatie hulpmiddel. Mijn eigen test leidde tot verrassende ontdekkingen.

Google Agenda
Met Google Agenda kun je eigen agenda's (ja, in meervoud) beheren en delen met de buitenwacht. Met het nieuwe sync tool kun je eenrichting of tweerichting synchronisatie instellen.

Delen van de kalender kan op diverse manieren: via XML, iCal, HTML of meteen als embeddable iFrame op je webpagina. Een voorbeeld van dat laatste vind je op Rafael gemeente Sion Meppel.


Je kunt mensen met een Google account autoriseren voor het bekijken of zelfs muteren van de agenda.

Voor de liefhebbers biedt Google Calendar notificaties per pop-up, email, sms. Het biedt diverse mogelijkheden om je agenda te delen,

Zuinig als ik ben op m'n agenda, had ik aanvankelijk slechts eenrichtingsverkeer naar Google Calendar geactiveerd. Outlook is en blijft leidend, ook vanwege de tweerichting synchronisatie met Outlook op m'n smartphone. Maar wacht, waarom zou m'n vrouw niet m'n agenda mogen wijzigen? Dus toch maar 2 kanten op.

Het grootste nadeel bleek in mijn geval al snel: uitnodigingen of afspraken, waarvan ik niet zelf de organisator was of die gerelateerd zijn aan een ander e-mail account dan Google, worden niet gesynchroniseerd. De zakelijke via Exchange/Outlook account ontvangen vergaderverzoeken bleven dus allemaal achter in Outlook, in Google Agenda een ogenschijnlijk halflege agenda tot gevolg. Heb je alleen met Google te maken, dan is de Google synchronisatie prima, het sync tool werkt snel en vanuit de systray.

Web Worker Daily heeft nog 18 tips voor je die deels uit de configuratie-instellingen van Google Agenda, deels uit de helppagina's komen.

Plaxo Calendar
Plaxo kan naast je adresboek ook je taken, notities en kalender synchroniseren. Ook in Plaxo kun je meer dan één kalender beheren en is er ruimte voor aanvullingen met iCal abonnementen. Synchronisatie gaat automatisch en alle (ook repeterende) afspraken, ongeacht organisator / genodigde / gerelateerd e-mail account komen mee.

Publiceren kan naar friends & family (in mijn geval niet relevant) of naar een specifieke publieke url, waarvoor je de keuze hebt tussen alleen free/busy informatie of alle details. Vervolgens is het zaak deze url direct aan de beoogde personen te verstrekken. Voor hen is inloggen niet nodig, dus ook geen eigen Plaxo account verplicht. Op de gepubliceerde kalender-url wordt als extra een iCal feed aangeboden, die weer 'gehangen' kan worden in een (web)client die deze kunnen inlezen, al dan niet via een connector.