Mijn Getting Things Done invulling

Na al veel artikelen rond Getting Things Done geschreven te hebben kreeg ik 9 september op mijn dankbaarheid voor het overzicht dat het vrijdagse helicopteren biedt zowel een ? terug op Facebook van een vriend als van Michiel Doetjes de concrete vraag om mijn benadering van GTD en hoe ik ertoe gekomen ben eens uit te leggen.

Verzamelen stuff

Om ideeën, losse flodders, mail, taken en notities te maken gebruik ik:

• een kladblok op het nachtkastje. Opschrijven van een gedachte en daarna rustig kunnen gaan slapen en niet hoeven malen, heerlijk;
• een notitieboek of schrijfblok bij vergaderingen, thuis of bij bijeenkomsten. Ouderwets pen en papier is in veel omgevingen de snelste manier om iets vast te leggen;
• een schrijfblokje in de auto. Het handschrift ziet er niet uit, maar kan ik na een autorit ontcijferen. Ook hier geldt: beter wat losse krabbels van je afschrijven en je verder concentreren op de weg, dan blijven malen;
• Google Reader starred items;
• concept blog posts in WordPress.

ABRILL in project

Een speciale vermelding verdient een Excel sheet met tabbladen voor Acties, Besluiten, Risico’s, Issues, Lessons Learned en Logboek (ABRILL) dat ik tegenwoordig bij projecten gebruik. Dat is geen ‘lief dagboek’, zoals ik jaren geleden wel eens gehoord heb en ook niet geboren uit verzamelwoede. Het is wel het extern geheugen van het project, zo ongeveer de hele dag openstaand en dus een zeer dynamisch ‘document’. Geen andere (actie)lijsten, alles krijgt z’n plek in de ABRILL. Dit Excel sheet bewijst dagelijks z’n waarde bij problemen, verzoeken, najagen van mensen, terughalen van besluiten die eerder genomen zijn, etc.

Microsoft Outlook voor mail, agenda, taken, contactpersonen en memo’s

Microsoft Outlook biedt mij de mogelijkheden de vervolgstappen in de workflow te kunnen zetten. Krabbels en andere losse notities krijgen een plek in de takenlijst, agenda, contactpersonen en – bij hoge uitzondering – memo’s. Mail van de diverse accounts komt in de inbox. Ik handel ze volgens de workflow af en zorg dat m’n inbox aan het eind van de dag leeg is. Met vlaggen voor opvolging en categorieën markeer ik de items naar de ‘projecten’ die ik onderhanden heb. Mijn agenda is zo een veelkleurige bedoeling, maar wel heel inzichtelijk.

Ik heb één agenda, één adresboek, één takenlijst en één set met memo’s, al jarenlang. Ik heb geen papieren agenda naast Outlook. Mijn BlackBerry synchroniseert agenda, adresboek, takenlijst en memo’s met Outlook. Zodoende kan ik onderweg ook nieuwe of gewijzigde items direct in de BlackBerry invoeren. Synchronisatie helpt minimaal eenmaal per dag de beide zijden weer recht te trekken. Deze gegevens zijn via Exchange ook bij m’n werkgever gesynchroniseerd. De agenda is gedeeld met de Outlook installatie thuis, zodat m’n vrouw kan zien wanneer ik waar ben. Collega’s kunnen dat via Exchange.

Mail, kalender en takenbeheer bij klantopdrachten

Takenbeheer bij klantopdrachten loopt dus ook via mijn eigen Outlook. De acties van projectgroepleden (anderen) bewaak ik via de ABRILL. Voor testbevindingen en wijzigingsverzoeken gebruik ik momenteel JIRA van Atlassian. Afspraken die in de agenda van de klantorganisatie gemaakt worden hebben een cc van het vergaderverzoek richting mijn eigen e-mailadres om ze ook in Outlook te krijgen. Maak ik in Outlook afspraken die invloed hebben op de tijd dat ik voor de klant werk gaat er een vergaderverzoek naar m’n e-mailadres bij de klant om de agenda ook daar synchroon te houden. Normaliter bieden klanten geen mogelijkheid software te installeren op de werkplek voor luxere synchronisatiesoftware, dus dan zo.

Het beheren van andermans taken = mensenwerk

De makke van veel (online) task management hulpmiddelen is de veronderstelling dat actiehouders robots zijn die op het aangewezen moment direct in actie komen, keurig status updates doen en afgeronde taken netjes afmelden. De werkelijkheid is anders. En daarom wijs ik niet via Outlook taken toe aan een ander, heb ik niet de verwachting (meer) dat mensen het leuk vinden elektronisch takenbeheer te doen. Projectwerk = mensenwerk, er spelen allerlei factoren die de uitvoering (on)mogelijk maken, bespoedigen of hinderen. Daar helpt geen lijst, software of goede bedoeling, maar ben je met elkaar in overleg, werk je samen!

Helicopteren op vrijdag

Op vrijdag kijk ik verder vooruit dan de volgende uren, dag of enkele dagen. Wat komt er volgende week, volgende maand, volgend kwartaal op me af? Wat moet ik daarvoor regelen? Kunnen  projecten worden afgesloten? Welke nieuwe ‘projecten’ moeten opgestart worden? Heb ik voldoende tijd ingeruimd in de agenda? Ook voor reizen, gezin, ontspanning, sport, etc. Regeren is vooruitzien.

GTD is goed, niet zaligmakend

En soms zit de inbox nog wel vol ‘s avonds, zeker in de drukke weken. Of ben je acties vergeten te noteren, sta je met pech langs de snelweg of is je batterij leeg. Zelf ben ik ook geen robot, noch volmaakt. Getting Things Done geeft veel overzicht en ontspanning, maar daarmee is er ook veel meer tijd beschikbaar om dingen te doen of gedaan te krijgen. En met drukke baasjes als ik zou de indruk kunnen zijn, dat:

• de agenda of takenlijst het leven bepaalt
• er geen ruimte voor lummelen is
• er geen verrassingen (mogen) zijn

Relax Max!
En dus is het lekker in bad te liggen, piano te spelen, 40km door de natuur te wandelen op zaterdag, inspiratie op te doen in boeken en luister ik (heel) veel muziek. Want juist in de ontspannende momenten doe ik weer inspiratie op. En ja, dat die weer kan leiden tot taken, afspraken of contacten, is me bekend.

Popularity: unranked [?]