Help! de projectleider aan Het Nieuwe Werken?

Het Activiteitenplatform van IPMA-NL had woensdagmiddag 20 oktober met gemak twee zalen kunnen vullen om de belangstellende projectmanagers naar de impact van Het Nieuwe Werken te kunnen huisvesten. Helaas konden ‘slechts’ 70 mensen bij DHV in Amersfoort aanschuiven, en stonden minstens evenveel mensen op de wachtlijst. Ernst J. Oud (Kineta ICT Advies en oud-Microsoft consultant) en strategy consultant Alex Adams (Microsoft) presenteerden voornamelijk vanuit de aansprekende Microsoft case, maar ook een aantal andere voorbeelden als Interpolis, Belastingdienst en Defensie de principes, successen, valkuilen en mislukkingen van Het Nieuwe Werken. Een containerbegrip dat zeer vatbaar is voor hypevorming, maar ook een schuilplaats van een aantal (kosten)technische maatregelen kan zijn. In het concept van Microsoft staat een driedeling:

• kenniswerker
• werkplek
• technologie

centraal. Helaas ontbrak een verkenning van de inmiddels beschikbare boeken en denkers op dit terrein in de presentatie. Een min of meer gangbare vierdeling, zoals in Aan de slag met het nieuwe werken van Dik Bijl onderscheidt namelijk explicieter vier hoofdgebieden:

• ICT
• Fysieke werkplek
• Organisatie
• Mens

Hoewel Alex en met hem Microsoft Nederland in de eigen driepoot wel degelijk ruim aandacht heeft voor organisatie, cultuur, leiderschap en self-management, zijn dat aspecten die bij een hoofdgebied Mens en Organisatie wat makkelijker te adresseren zijn en het teveel nadruk leggen op ICT-oplossingen weghaalt. Uit de reacties van de aanwezige projectleiders bleek ook erg makkelijk invulling met webcams, Hyves, Facebook, laptops en push mail op BlackBerry gedaan te worden, terwijl de cultuur, het draagvlak en de (re)actie van betrokken mensen veel belangrijker succes- en faalfactoren zijn.

Lessen uit de presentatie zijn het besef dat fysiek ontmoeten zeker nodig is, het nieuwe werken niet gelijk mag staan aan ‘thuis werken’, immers dan valt de binding met collega’s en organisatie snel weg. Microsoft is sinds de initiële besluitvorming in 2004/5 nog steeds op reis, pretendeert niet op alle vragen de enig juiste antwoorden te hebben. Begrijpelijk dat projectleiders naar structuur, spelregels, afbakening en ‘what’s in it for me?’ zoeken, maar ook daarop is geen ‘silver bullet’ gegeven. Sturen op output, één van de kerncompetenties van een projectleider, is belangrijk in een omgeving, waarin je niet alle projectmedewerkers kunt zien of binnen handbereik hebt. Al pratende ligt er een behoorlijke overlap met technologische en communicatieve vraagstukken die spelen bij een dislocated project team (zonder meteen over India of China te praten, tussen Leeuwarden en Apeldoorn, of 2 fysiek gescheiden panden op hetzelfde bedrijventerrein kan de kloof al groot zijn).

Waar mensen van nature al snel weerstand bieden (wat als?), speelt rondom de introductie van het Nieuwe Werken een aantal vraagstukken, dat beter vooraf geregeld kan worden, zoals:

• governance
• (in)competentie van management en medewerkers
• beveiliging van gegevens

Onderschat het culturele aspect niet. Hoewel Bill Gates de schrijver van A New World of Working is, dat voor Microsoft Nederland inspireerde tot Het Nieuwe Werken, gaf Steve Balmer bij een bezoek aan het Microsoft kantoor in Schiphol-Rijk aan, dat het concept ‘natuurlijk niet toepasbaar in de VS is’.

Het Nieuwe Werken doe je zelf

Momenteel houden diverse organisaties, waaronder Microsoft, een bewustwordingscampagne Het Nieuwe Werken doe je zelf. De uitingen doen veel denken aan de New Way of Working campagne vorig jaar bij Capgemini met posters als ‘Ik moet nu naar huis, anders mis ik de file’. Doordenkers om paradigma’s rond werktijden, effectiviteit van thuiswerken en dergelijke te adresseren. Want het begint met een mentaliteitsverandering. En zo roepen ook de tips bij de ‘slechts’ 79% score als Nieuwe Werker weer vragen op:

• “Bedenk of je niet wat vaker kunt overleggen op afstand. Vanuit een smartcenter tussen twee afspraken door, bijvoorbeeld” (op mijn antwoord soms, niet elke dag webconferencing of skype calls te hebben)
• “Als je samenwerkt hoef je niet fysiek bij elkaar aanwezig te zijn. Jaag je manager eens naar deze site.” (op mijn antwoord locatie/tijdstip vrij te laten kiezen, zolang ik maar op de hoogte gehouden wordt van het resultaat)

En de projectleider?

De presentatie woensdag was doorspekt met boodschappen voor de projectleider. Nee, Het Nieuwe Werken implementeer je niet als een projectaanpak ‘even’ exclusief voor jouw project. Hoe organiseer je jezelf? Hoe stuur je op output? Is fysieke nabijheid nodig? Heb je de meest geëigende aanpak gekozen? Waar doe je zelf het werk? Hoe sterk hang je zelf aan een eigen kamer, een fysiek nabije (project)secretaresse? Hoe bind je je team, als er op verschillende momenten op uiteenlopende locaties gewerkt wordt? Veel vragen, en dus vooral een ontdekkingsreis naar antwoorden. Wie bepaalt eigenlijk de invoering van Het Nieuwe Werken?

Popularity: 11% [?]