Annerieke Broekema en Liset Ratelband – De e-mail jungle

Geplaatst door Henk-Jan van der Klis op 3 februari 2010

In dit gratis e-book van Academic Service wil het schrijversduo een praktische gids voor het beheren van je e-mailverkeer bieden. Het papieren boek dateert alweer uit 2005 en uitgerekend e-mail heeft de schrijvers geholpen in hun co-creatieproces. Op www.emailjungle.nl is meer achtergrond info te vinden. Cartoons van Maarten Pathuis Een werkweek van 4 uur van Timothy Ferris, David Allen‘s Doe het nu! (Getting Things Done), Jim Stolze‘s Hoe overleef ik mijn inbox? of Taco Oosterkamp’s Elke dag je hoofd en inbox leeg ook genoemd worden. Helaas laat de omgeving in 2010 zien hoe weinig ze worden toegepast. Laat uw tijdsbesteding en prioriteiten niet door e-mails bepalen, of zoals ik laatst las: you are not your inbox. En in 2010 nog sterker dan in 2005: Zie (on)bereikbaarheid als een keuze! Even helemaal ‘los zijn’ kan stress helpen voorkomen. Bedenk dat het lezen van e-mail als u niet werkt een mogelijkheid is en geen noodzakelijkheid.
Na een reeks tips voor inkomende mail volgen die voor uitgaande mail. Het benutten van de onderwerpregel om je kernboodschap of verzoek over te brengen, taalgebruik, toonzetting, het volgen van de huisstijl, omgang met bijlagen, versiebeheer en automatische handtekeningen worden behandeld. Ook het gebruik en misbruik van cc en bcc wordt aan de orde gesteld. Hete hangijzers horen niet in een e-mail. E-mail is eenrichtingsverkeer. Als zaken mensen raken, horen ze besproken te worden. En waar je zelf misschien je e-mailzaakjes wel op orde hebt, maar je omgeving niet, past het om de collega’s en vrienden te betrekken in een hogere hygiënegraad van e-mailen. En als e-mail nu eenmaal onderdeel van je werkstroom is, is het zaak met een aanpak als Getting Things Done deze nog strakker in te richten, om niet alsnog te verdwalen in de e-mail jungle.